Career Monday: Elon Musk radzi, jak planować efektywne spotkania

228
Źródło: www.cnbc.com

Elon Musk przez niektórych uważany jest za wizjonera i geniusza, przez innych za nieznośnego szefa czy szalonego biznesmena. Twórca PayPala, Tesli, SpaceX zdecydowanie jest człowiekiem sukcesu od lat angażując się i rozwijając projekty o ogromnej skali, które mogą być potencjalnie przełomowe dla ludzkości. Jak nikt inny wie, w jaki sposób zarządzać zespołem, żeby zaprowadzić firmę na szczyt. Jeśli marzycie o poznaniu biznesowych rad od najlepszych liderów na rynku, teraz macie okazję poznać tajniki sukcesu Muska.

W mailu wysłanym do pracowników Tesli, Elon Musk przedstawia kilka rad dotyczących produktywności i skuteczności działań zespołu. Wśród nich znalazły się kluczowe słowa na temat prowadzenia spotkań w organizacji. Mogą one szokować i dziwić, a jednocześnie zrewolucjonizować sposób prowadzenia spotkać w Twojej firmie. Jakie są trzy zasady efektywnego spotkania według Elona Muska?

Zapomnij o dużych spotkaniach

We wspomnianym mailu Elon Musk napisał: Proszę skończcie z dużymi spotkaniami, chyba że jesteście przekonani, że wnoszą wartość dla wszystkich zebranych. W takim przypadku zadbajcie o to, aby były one bardzo krótkie. W jednym z wywiadów Musk zdradził, że przeciętnie w spotkaniach w Tesli bierze udział nie więcej niż czterech do sześciu pracowników.

Niestety w dużej liczbie organizacji, niewielu przełożonych zastanawia się nad tym, kto rzeczywiście powinien wziąć udział w spotkaniu. Być może jest Ci bliska sytuacja, gdy zostajesz wezwany na zebranie, podczas którego żaden z poruszanych tematów nie dotyczy bezpośrednio Ciebie i Twojego stanowiska. Wiele osób spotyka się z sytuacją, gdzie podczas spotkania nerwowo spoglądają na zegar i myślą o wszystkich innych rzeczach, które powinni w tym czasie robić.

Jeśli będziesz organizować kolejne spotkanie pomyśl, kto z zespołu jest na nim niezbędny. Stwórz listę i zastanów się, kto może wnieść wartość do dyskusji lub otrzymać konkretną wiedzę w zamian. Dokładne zaplanowanie listy zebranych pracowników sprawi, że spotkanie będzie produktywne, a pozostali będą mogli skupić się na ważniejszych dla siebie zadaniach.

Jeśli nie wnosisz wartości do spotkania, wyjdź

A co jeśli jesteś zaproszony, siedzisz na zebraniu i dochodzisz do wniosku, że nie powinien brać w nim udziału? Elon Musk radzi: wyjdź ze spotkania, jak tylko dojdziesz do wniosku, że nie wnosisz żadnej wartości do rozmowy.

Chociaż rada Muska może wydawać się szokująca, jest niezwykle skuteczna. Oczywiście, musi być wpisana w kulturę organizacji, żeby była dla wszystkich oczywistą zasadą, a nie oznaką ignorancji. Jeśli cały zespół wraz z przełożonym zgadza się na wprowadzenie takiej reguły i jest ona używana taktownie, może ona pomóc budować transparentność i autentyczność w organizacji.

Musk zapytany, czy opuszczanie zebrań w Tesli jest niegrzeczne odpowiada: Nie, jest ono wręcz wymagane. Niegrzeczne jest natomiast zmuszanie kogoś żeby został i marnowanie jego czasu.

Jeśli spotykasz się w swojej firmie z zebraniami, podczas których pracownicy wpatrują się w swoje laptopy, telefony czy sufit ze znudzeniem, warto pójść za radą Muska i wprowadzić zmiany w planowaniu spotkań.

Zmniejsz liczbę spotkań

Zapomnij o częstych zebraniach, chyba że mierzycie się z bardzo pilnym problemem. Częstotliwość spotkań powinna zostać mocno ograniczona, jak tylko problem zostanie rozwiązany, radzi Elon Musk. Te radę weźmie sobie do serca każdy, kto pracuje dla dużej organizacji. Zazwyczaj spotkania są zaplanowane w harmonogramie pracy zespołu, żeby uporać się z konkretnym zadaniem. Jednak często po rozwiązaniu problemu zebrania odbywają się w dalszym ciągu, choć są już bezcelowe.

Zadaj sobie pytanie: jak pilna jest sprawa, dla której zwołuje spotkanie? Czy możemy ograniczyć częstotliwość zebrań zespołu? Może okazać się, ze znajdziesz lepszy sposób na przekazanie informacji pracownikom, jak mail czy grupowy chat. Zaoszczędzisz swój czas oraz czas współpracowników, a spotkania, które będą miały miejsce w przyszłości, nabiorą większej wartości.

Przeczytaj również: „Liczę na to, że zmienimy świadomość społeczną. Trochę zmienimy świat na lepsze.” WYWIAD z modelką Cleo Ćwiek