Najlepsze aplikacje, które pomogą Ci zorganizować każde spotkanie

289

Nawet w dobie komunikatorów internetowych w dalszym ciągu to możliwość spotkania w cztery oczy jest najskuteczniejszym sposobem na rozwój w biznesie. Jednak szybkie i skuteczne zorganizowanie spotkania może okazać się sporym wyzwaniem. Jeśli nie chcesz angażować do wszystkiego asystenta czy sekretarki, istnieje lepsze rozwiązanie. W przygotowaniach do efektywnego zebrania zespołu czy rozmowy z klientem pomocna okazuje się technologia. Oto aplikacje, które pomogą Ci zorganizować każde spotkanie.

Bezproblemowa organizacja

Ustalanie dogodnego dla wszystkich pracowników terminu spotkania może trwać wieki. Kiedy jednej osobie nie pasuje dany termin, ustalenia zaczynają się od początku, co zniechęca wszystkich do spotkania, jeszcze zanim się ono w ogóle zaczęło. Na szczęście dzięki aplikacjom takim jak Calendly, będziesz mógł utrzymać porządek z kalendarzem. Głównym zadaniem programu jest uproszczenie umawiania spotkań oraz zapisywania ich w zintegrowanych kalendarzach z pakietu Office 365 czy tym od Google.

Wystarczy podłączyć swój kalendarz pod Calendly, ustawić preferowane godziny spotkania i podzielić się linkiem z klientami czy współpracownikami. Wszyscy, którzy będą chcieli umówić się na spotkanie, dostaną dostęp do Twoich wolnych terminów. Pozostaje jedynie wybrać dogodną dla nich datę i godzinę, wypełnić krótki formularz. Spotkanie umówione! A Ty masz je od razu wpisane w swoim kalendarzu Google’a, Outlook’a czy iCloud’a.

Notatnik przyszłości

Pracownik, na którego spada zadanie spisywania notatek ze spotkania czerpie z niego najmniej satysfakcji, a raczej odczuwa sporo stresu. Aby uniknąć wyznaczania takiego nieszczęśnika z pośród pracowników wystarczy pobrać aplikację Otter Voice Notes. Narzędzie nie tylko nagrywa i zapisuje wypowiedzi użytkowników, ale też automatycznie dokonuje transkrypcji na tekst. Dzięki temu nadaje się do zapisywania całych spotkań i rozmów. Aplikacja ma funkcję rozpoznawania głosu, więc przypisuje wypowiedzi do poszczególnych uczestników. Pozwala też na szybkie eksportowanie do formatu PDF i wyszukiwanie notatek czy poszczególnych wątków w archiwum – wyświetla to, czego szukasz, kiedy wypowiadasz kluczowe frazy.

Pełne zaangażowanie

Gdy już udało Ci się zwołać wszystkich na spotkanie, czas zadbać o pełne zaangażowanie każdego z pracowników. Pomoże Ci w tym edytor map myśli MindMeister, który pozwala na wizualizację i dzielenie się swoimi pomysłami. Za pomocą aplikacji, możesz przeprowadzać interaktywne sesje ze swoimi współpracownikami i wpadać na nowe pomysły. MindMeister umożliwia tworzenie burzy mózgów, planów projektu, listy rzeczy do zrobienia, planu spotkania, analizy SWOT czy planu strony internetowej.

Spotkanie w sieci

Nie każde spotkanie biznesowe odbywa się w realu. Coraz częściej zespoły pracują zdalnie lub są podzielone na oddziały, które działają w innych miastach, w oddzielnych siedzibach. W takim przypadku idealnie sprawdzi się ClickMeeting, który jest narzędziem do komunikacji z większą grupą osób. Podczas jednego webinaru może ich być od 25 do 5000! Aplikacja synchronizuje się z kalendarzem, dlatego wygospodarowanie czasu na konferencję i pamiętanie o niej staje się dużo prostsze. Podczas webinara prelegenci mają możliwość prezentowania swoich prezentacji czy dokumentów, a uczestnicy mogą komentować prezentowane treści w okienku chata widocznego dla wszystkich. Kolejną zaletą jest funkcja nagrania spotkania dla nieobecnych lub tych, którzy chcieliby powtórzyć poruszone zagadnienia. 

Pilot zawsze pod ręką

Chyba każdy z nas zna ten ból, gdy w środku ważnej prezentacji pilot do sterowania nagle postanawia odmówić posłuszeństwa. Na szczęście możesz z łatwością wygrać z rozładowaną baterią dzięki aplikacji Office Remote. Narzędzie zamienia smartfon w pilota do zdalnego sterowania prezentacjami uruchamianymi na komputerze. Bez żadnego problemu przełączymy slajdy prezentacji, przewiniemy dokument Word, czy nawet wykorzystamy ekran telefonu do sterowania laserowym wskaźnikiem. Z takim obszernym zestawem aplikacji, każde spotkanie powinno zakończyć się sukcesem.