Poniedziałek rano, mała polska marka odzieżowa zamyka miniony tydzień. Część zamówień poszła z własnego sklepu, część z Zalando, kilka paczek do Niemiec i Czech, parę sztuk sprzedanych z drugiej ręki przez Vinted, do tego zwroty, które trzeba skorygować. Duży zysk na sprzedaży w takim modelu, oznacza jednak różne sposoby rozliczenia zależne od platformy, różne waluty faktur i obawy przed błędami w księgowaniu przychodu.
Polski rynek mody jest wyjątkowo rozdrobniony, tworzy go ponad 36 tysięcy podmiotów, w większości małych marek i projektantów prowadzących firmę na własną rękę. I to właśnie oni najczęściej sprzedają wielokanałowo, bo dywersyfikacja kanałów jest najtańszą formą odporności na sezonowe wahania. Problem w tym, że każdy nowy kanał sprzedażowy inaczej podchodzi do rozliczeń, ich terminów i zakresu obowiązków po stronie sprzedającego.
Własny sklep i wysyłka zagraniczna
Sprzedaż przez własny e-commerce wydaje się najprostsza do rozliczenia i prowadzenia. Mamy bezpośrednią relację z klientem, własną bramkę płatniczą i pełną kontrolę nad fakturami. I rzeczywiście, dopóki klient jest z Polski, transakcja jest opodatkowana w kraju, ewentualnie objęta zwolnieniem podmiotowym z VAT, którego limit od 2026 roku wynosi 240 tysięcy złotych.
Jeśli jednak oferujesz możliwość wysyłki zagranicznej, zapewne już wiesz, że wiąże się to z większą ilością obowiązków księgowych. Sprzedaż do konsumentów w innych krajach UE (tzw. WSTO) ma własny próg: 10 000 euro netto, czyli około 42 tysięcy złotych, liczone łącznie dla całej sprzedaży B2C do wszystkich krajów Unii. Po jego przekroczeniu trzeba naliczać VAT kraju nabywcy, najwygodniej przez procedurę OSS, w jednej kwartalnej deklaracji VIU-DO. Co istotne, termin jej złożenia (do końca miesiąca po kwartale) nie podlega przesunięciom, a kwoty przelicza się według kursu EBC z ostatniego dnia kwartału.
Zewnętrzny marketplace
Zalando, Modivo czy zagraniczne platformy działają na warunkach określonych w zawartej z nimi umowie. Tu dochodzi warstwa prowizji, opłat za ekspozycję, rozliczeń zwrotów i korekt, a wszystko raportowane w cyklach platformy, nie firmy. Pojawia się też pojęcie domniemanego dostawcy, które oznacza, że w określonych sytuacjach to platforma nalicza i odprowadza VAT za sprzedawcę.
Brzmi jak uproszczenie i bywa nim, ale nie zwalnia marki z obowiązku prawidłowego dokumentowania i ewidencjonowania tych transakcji we własnych księgach. Sprzedawca musi wiedzieć, które transakcje rozlicza sam, a które rozlicza za niego platforma.
Resale i sprzedaż z drugiej ręki
Zalando rozwija segment premium resale we współpracy z Vestiaire Collective, a marki coraz częściej same wchodzą w odsprzedaż swoich starszych kolekcji i sampli. Z perspektywy księgowej kluczowe jest jedno rozróżnienie: czy sprzedaż z drugiej ręki odbywa się w ramach działalności gospodarczej, czy poza nią. To przesądza o sposobie opodatkowania i o tym, czy dany strumień w ogóle trafia do firmowej ewidencji.
Specjalistka ds. księgowości Iwona Sikorska z biura rachunkowego iKsięgowa, komentuje tą sytuację w nastepujący sposób:
„W modowych mikrofirmach największym problemem bardzo często jest brak spójnego systemu danych. Marka sprzedając przez wiele kanałów jednocześnie, ma utrudnioną możliwość zobaczenia pełnego obrazu sprzedaży. Wtedy łatwo przeoczyć moment, w którym przykładowo przekraczamy próg podatkowy i zmieniają się obowiązki ewidencyjne albo podatkowe, zwłaszcza przy sprzedaży do klientów z innych państw UE z racji na przewalutowania. Dlatego ten problem warto rozwiązać jeszcze przed wejściem na rynek zagraniczny. Dokumenty sprzedażowe, dane o płatnościach, zwrotach i krajach dostawy powinny trafiać do jednego uporządkowanego obiegu, bo dopiero wtedy księgowość może prawidłowo ocenić limity, rozliczenia VAT i rzeczywistą rentowność sprzedaży.”
Gdzie to wszystko się spina
Wspólnym mianownikiem jest dziś KSeF. W 2026 roku Krajowy System e-Faktur jest już standardem, faktury B2B muszą krążyć w formie ustrukturyzowanej, a wielu sprzedawców decyduje się objąć nim także część sprzedaży B2C, żeby ujednolicić pracę z księgowością w firmie.
Usługę organizacji obiegu dokumentów ze sprzedaży wielokanałowej oferuje partner dzisiejszego artykułu, iKsięgowa – Biuro Rachunkowe Online. Kompleksowa obsługa biura rachunkowego pozwala na stałą kontrolę nad wysokością sprzedaży zagranicznej, zanim przekroczy próg OSS.
Omnichannel to strategia sprzedażowa, nie tylko dla odważnych, a standard dla zapewnienia sobie bezpiecznego i stałego dochodu ze sprzedaży. Warto więc stosować narzędzia, które ten zysk maksymalizują i ochronią firmę przed błędami księgowymi.
*Artykuł sponsorowany
