Praca zdalna na dobre wpisała się w obecny rynek pracy na przestrzeni ostatnich trzech lat. Zasady jej wykonywania przez długi okres nie były oficjalnie doprecyzowane, co nabudowało wiele pytań i wątpliwości na temat regulacji „home office”. Ostatnie miesiące przyniosły jednak zmiany, a Kodeks Pracy przeszedł gruntowną aktualizację – również w kwestii monitorowania pracy przez pracodawcę. Sprawdzamy, czy kontrola pracy zdalnej jest możliwa i na jakich zasadach.
Przeczytaj również: Inicjatywa 7/4/3 promuje 4-dniowy tydzień pracy. Dlaczego warto rozmawiać o tym rozwiązaniu?
Czym jest praca zdalna? Aktualna definicja
7 kwietnia 2023 r. weszły w życie nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej, które jasno wprowadzają jej definicję. Zgodnie z 67(18) Kodeksu pracy, praca zdalna to praca „wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość” Kodeks pracy przewiduje zarówno pracę zdalną całkowitą, jak i hybrydową (częściowo w domu, częściowo w firmie), stosownie do potrzeb konkretnego pracownika i pracodawcy.
Zasady wykonywania pracy zdalnej powinny być określone w:
- porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową;
- regulaminie – w terminie 30 dni nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową lub w przypadku lub gdy u pracodawcy nie działa żadna zakładowa organizacja związkowa (konieczne są w tym przypadku konsultacje z przedstawicielami pracowników)
Kontrola miejsca pracy
Kodeks pracy przewiduje ewentualną kontrolę pracownika podczas wykonywania pracy zdalnej – zarówno w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontrolę przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.
Pracodawca ma obowiązek dostosować się do sposobu przeprowadzenia kontroli – zgodnie z miejscem i rodzajem pracy zdalnej. Co istotne, czynności kontrolne nie mogą naruszać prywatności pracownika i innych osób. Nie mogą one również utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych zgodnie z przeznaczeniem.
Pracodawca ma obowiązek poinformowania pracownika o wszczętej kontroli bądź zastosowaniu systemów monitoringu. Wszelkie działania, które będą prowadzone bez takiej informacji, będą niezgodne z zapisami Kodeksu Pracy i będą naruszały prywatność pracownika. Informacja o monitoringu bądź kontroli powinna być przekazana na piśmie lub w formie elektronicznej przed rozpoczęciem wykonywania pracy zdalnej.
Warto podkreślić, że oprócz obowiązującego Kodeksu Pracy, pracodawca chcący przeprowadzić kontrolę, ma również obowiązek przestrzegać innych ustaw przewidzianych w Kodeksie Cywilnym oraz ustawy o ochronie danych osobowych (RODO).
Przeczytaj także: W życie weszły zmiany w prawie pracy. Musisz je znać
Czy pracodawca może kontrolować korespondencję?
Zgodnie z artykułem 223 kodeksu pracy, pracodawca ma możliwość kontroli służbowej poczty elektronicznej pracownika w przypadku, gdy jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Zaznacza się jednak, żemonitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.
Monitoring pracy na komputerze – czy jest możliwy?
Pracodawca ma możliwość kontrolowania pracy na sprzętach elektronicznych do tego przeznaczonych. Celem monitoringu komputerów jest przede wszystkim ocena efektywności pracy podwładnych oraz kontrola bezpieczeństwa przepływu danych w firmie. W tej kwestii pracodawca ma dowolność ograniczenia pracownikom korzystania z sieci lub konkretnego oprogramowania. Ograniczeniem przy stosowaniu takiej kontroli będzie zakaz ewentualnego wykorzystywania takiego monitoringu do pozyskania informacji o prywatnych sprawach pracowników.
Czy pracodawca ma prawo kontrolować sprzęt służbowy?
Tak, pracodawca ma możliwość monitorowania sprzętu służbowego, takiego jak laptopy, telefony komórkowe czy samochody służbowe. Może się to odbywać m.in. przez sprawdzanie bilingu rozmów telefonicznych czy udostępnienie geolokalizacji. Ta forma kontroli powinna jednak być zastosowana wyłącznie podczas godzin pracy.
Jak pracodawca może monitorować pracę podwładnego?
Istnieje szereg możliwości śledzenie efektywności i zaangażowania pracowników – od okresowego sprawdzania listy zrealizowanych zadań po wgląd w skrzynkę elektroniczną czy sprzęt służbowy. O ile podwładny wykonuje pracę na sprzęcie służbowym, proces kontroli jest ułatwiony. W przypadku pracy na sprzęcie prywatnym, pracodawca jest narażony na wyciek prywatnych danych pracownika, co z efekcie może wiązać się z naruszeniem jego praw. Jedną z najpopularniejszych form kontroli pracowników jest odpowiednie oprogramowanie, które pozwala monitorować czas pracy spędzany przy komputerze, jak również śledzić długość logowania w systemie. Programy monitorujące mogą okazać się pomocne również przy prowadzenia edwidencji czasu pracy podwładnych, gromadząc wszelkie informacje na temat spóźnień, nieobecności czy nadgodzinach.
Zdjęcie główne: Unsplash
Przeczytaj również: Nowe regulacje podatkowe wyzwaniem dla firm. Jak sobie radzą w świecie ciągłych zmian? [raport]
