Metod na zwiększenie produktywności powstało już sporo, jednak większość z nich wiele osób przyprawia o zawrót głowy. Skomplikowane zasady i niełatwe założenia mogą odstraszać i ostatecznie zostajemy przy starych nawykach, nie wprowadzając żadnych dobrych zmian w nasze codzienne planowanie. Jest jednak rozwiązanie – metoda Zen to Done – czyli najprostszy sposób zarządzania sobą w czasie.
Metoda Zen To Done spodoba się każdemu, kto poszukuje nieskomplikowanej, ale skutecznej techniki na zwiększenie produktywności. Autorem techniki Zen To Done jest Leo Babauta – autor kilku książek i jednego z najpopularniejszych blogów na temat rozwoju osobistego i produktywności – Zen Habits. Jeden z najprostszych sposobów zarządzania sobą w czasie opisał w swojej książce „Zen To Done. Proste sposoby na zwiększenie efektywności”.
Metoda Babauty to w dużej mierze uproszczenie popularnej techniki zarządzania czasem Getting Things Done, która nie do końca spełniła jego oczekiwania. Zen To Done proponuje łatwiejszą drogę do celu, upraszcza i nadaje życiu uporządkowaną, lecz nieskomplikowaną formę. Leo Babauta zachęca do koncentracji na chwili obecnej, zamiast na planowaniu i samym systemie.
Autor skupił się na opisaniu 10 nawyków wzmagających efektywność, jednakże 4 pierwsze są kluczowe i wystarczy, że te 4 nawyki wprowadzisz w swoją codzienność. Sześć pozostałych to nawyki „uzupełniające” aczkolwiek bardzo przydatne i pomocne. Jak sam autor metody mówi, nauczenie ich pozwoliło mu zmienić swoje życie z nieuporządkowanego na produktywne i pozbawione zbędnego stresu. Poznajmy podstawowe nawyki metody Zen To Done i wprowadźmy je w życie.
Nawyk nr. 1: Kolekcjonowanie
Do wprowadzenia w życie pierwszego nawyku potrzeba Ci jedynie długopisu i notesu. Polega on na uporządkowaniu otaczającej nas rzeczywistości, a przede wszystkim, naszych myśli. Przelewając plany, cele i wyzwania na papier, oczyszczamy umysł i jesteśmy w stanie trzeźwo spojrzeć na zadania, z którymi planujemy się zmierzyć.
Otwórz notatnik napisz wszystko, co chodzi Ci po głowie – pomysły, projekty, cele. Na tym etapie uzbrój się w cierpliwość i daj sobie trochę czasu, jest to kluczowy punkt Zen To Done. W notatniku ma znaleźć się każda rzecz do zrobienia, która przychodzi Ci na myśl, niezależnie czy jest to sprawa zawodowa, prywatna czy związania z rozwojem. Wpisuj tam również nawet pozornie mało ważne zadania, aby pozwolić swojej głowie odetchnąć, a obowiązki pozostawić na papierze.
Dla większego uporządkowania, możesz podzielić cele na kategorie: dom, praca, rozwój osobisty, inne. Ułatwi to późniejsze planowanie i pozwoli utrzymać porządek, dzięki czemu pozbędziesz się niechcianego chaosu.
Nawyk nr. 2: Przetwarzanie
Drugi nawyk polega na uporządkowaniu wszystkich punktów przygotowanych w punkcie pierwszym. Przetwarzanie to inaczej, przeglądanie listy zadań z notatnika i odpowiednie ich dopasowanie. Według autora przegląd najlepiej jest wykonywać raz dziennie lub raz na 3-4 dni. Czytając zgromadzone poprzednio zadania, podejmij decyzję, co do każdego punktu, według poniższego schematu.
Wykonaj teraz – jeśli wykonanie danej rzeczy nie zajmie Ci więcej niż dwie minuty po prostu zrób ją od razu. Później – jeśli wykonanie danego zadania zajmuje dłużej niż dwie minuty przypisz je od razu do zadań na dany dzień lub do zadań tygodniowych.
Zostaw –jeśli kompletnie nie wiesz co zrobić z danym punktem, możesz zostawić go na później i postawić obok niego datę, która będzie oznaczać czas, w którym zajmiesz się tą sprawą. Warto jednak nie nadużywać tej opcji.
Deleguj – jeśli możesz przekazać wykonanie tego zadania innej osobie, zrób to od razu, ale pamiętaj, aby sprawdzić czy rzeczywiście zostało ono wykonane.
Usuń – może okazać się, że dana rzecz tak naprawdę nie jest istotna i nie wymaga podjęcia żadnego działania. Nie musisz marnować na nią cennego czasu, po prostu skreśl ją ze swojej listy.
Nawyk nr. 3: Planowanie
Trzeci punkt to nawyk planowania, który polega na dokładnym rozplanowaniu naszych zadań na przestrzeni najbliższych dni. Raz w tygodniu musisz zaplanować nadchodzący tydzień, wybierając z listy cele, które chcesz w nim zrealizować. Przypisując je do konkretnych dni, nadasz jasną strukturę nadchodzącemu tygodniowi.
Ponadto, codziennie przeglądaj swoją listę wybierając z niej tylko 3 najważniejsze zadania, których ukończenie będzie twoim celem na dany dzień. Za realizację zadań najważniejszych zabierz się z samego rana, zwiększy to Twoje szanse osiągnięcia sukcesu. Zapisz je zatem na samym szczycie kartki.
Nawyk nr. 4: Działanie
Ostatni kluczowy nawyk w metodzie Zen To Done to działanie, które opiera się na prostych zasadach. Po pierwsze, wykonuj tylko jedno zadanie na raz. Zapomnij o multitaskingu i nie rozpraszaj się niepotrzebnymi aktywnościami, jak sprawdzanie mediów społecznościowych czy rozmowa telefoniczna. Dzięki temu będziesz mógł w pełni skupić się na realizacji swojego celu, co zaoszczędzi Twój czas, a efekty pracy z pewnością będą bardziej zadowalające.
Po drugie, zacznij od wykonania najważniejszych punktów. Robiąc z rana to, co najistotniejsze, będziesz mieć pewność, że zostanie to zrealizowane. Po trzecie, rób przerwy. Podczas odpoczynku możesz przejść się po pokoju, pooddychać głęboko czy porozciągać się. Nie sięgaj jednak po rozpraszacze.
Na sam koniec bardzo ważny punkt, którego nie możesz ominąć. Daj sobie nagrodę za wykonanie zadania! Nagroda jest bardzo silną motywacją do dalszego działania, a przecież na nią zasłużyłeś i jesteś o krok bliżej do celu.
