Kod GTIN to stosowany na całym świecie unikatowy i indywidualny numer nadawany w celu identyfikacji jednostek handlowych. Zgodnie z prawem, każdy produkt lub usługa wprowadzane do handlu powinny być nim oznaczone. Poniżej przedstawiamy podstawowe zasady, jak poprawnie nadać kod GTIN.
Czym jest kod GTIN?
GTIN (ang. Global Trade Item Number), czyli Globalny Numer Jednostki Handlowej to unikalny kod wyrobu lub usługi będącej przedmiotem handlu, częścią systemu GS1. Stanowi on jeden z głównych identyfikatorów systemu GS1. GTIN zapewnia szybki dostęp do informacji o produkcie, jego cenie, stanie magazynowym.
Jednostka handlowa jest to dowolna jednostka (produkt lub usługa), która może być wyceniana, zamawiana lub fakturowana w celach handlowych pomiędzy uczestnikami w dowolnym punkcie łańcucha dostaw. Jednostki handlowe oznaczane są numerem GTIN, z wykorzystaniem jego wszystkich czterech struktur: GTIN-8, GTIN-12, GTIN-13 i GTIN-14 możliwych do przedstawienia w postaci odpowiednich kodów kreskowych. Wybór struktury numeru oraz rodzaju kodu kreskowego zależy od rodzaju towaru i zakresu aplikacji użytkownika.
System GS1 głównie stosowany jest jako identyfikacja jednostek przeznaczonych do skanowania w punkcie sprzedaży detalicznej, nazywanych również jednostkami konsumenckimi. Do ich identyfikacji służy numer GTIN-13, a jeśli są bardzo małe, numerem GTIN-8 (lub GTIN-12 ze skróconymi zerami), przedstawiane odpowiednio w postaci kodu kreskowego EAN-13 lub EAN-8. Numerem GTIN-14 oznaczane są jednostki nie przeznaczone do sprzedaży detalicznej.
Czy kod GTIN to kod EAN?
Nie. Kod EAN to zaszyfrowany jest pod postacią kodu kreskowego, w którym znajduje się zaszyfrowany kod GTIN. Kod GTIN znajduje się poniżej.
Co oznaczają cyfry?
Pierwsze trzy cyfry pod kodem to prefiks GS1, czyli kraju w którym doszło do rejestracji (dla Polski jest to 590). Nie oznaczają one kraju produkcji. Następne cyfry (od czterech do siedmiu) to numer identyfikacyjny firmy, który razem z prefiksem GS1 tworzy „Prefiks firmy GS1”. Ostanie cyfry (od dwóch do pięciu) oznaczają numer produktu. Ostatnia cyfra to tzw. „cyfra kontrolna”, która sprawdza poprawność numeru.
Algorytm do obliczania cyfry kontrolnej można odnaleźć tutaj.
Zalety kodów GTIN:
- Ulepszenie kontroli sprzedaży (dzięki ewidencji dat ważności i partii produkcyjnych)
- Zaoszczędzenie miejsca na opakowaniu (lub etykiecie) towaru
- Możliwość poprawnego kodowania towaru o złożonych kształtach
- Umożliwienie pełnej identyfikacji dostawcy towaru
- Zminimalizowanie czasu obsługi przez kasjera, uniknięcie ręcznego wprowadzania danych
- Ujednolicenie identyfikacji na poziomie międzynarodowym
Kto jest odpowiedzialny za przydzielanie kodów GTIN?
Za przydzielanie kodów odpowiedzialne jest przedsiębiorstwo , będące właścicielem marki produkującej dany towar. Innymi słowy, jest to firma będąca w posiadaniu szczegółowej specyfikacji produktu, bez względu na to przez kogo i gdzie został on wyprodukowany.
Prefiks firmy GTIN przydzielane jest więc:
- Producentowi / dostawcy (gdy sam wytwarza towar lub jest on dla niego wytwarzany, oraz gdy sprzedaje go pod swoją marką/nazwą handlową).
- Importerowi / hurtownikowi (gdy produkt został wykonany dla niego w jakimkolwiek kraju i jest sprzedawany pod jego marką/nazwą handlowa lub gdy w jakikolwiek sposób modyfikuje produkt – np. Tworzy zestawy produktów lub zmienia opakowanie).
- Detaliście (gdy produkt został dla niego wyprodukowany w jakimkolwiek kraju i jest sprzedawany pod jego marką/nazwą handlową).
Zasady przydzielania kodów GTIN:
Nadając kody GTIN firma powinna kierować się globalnie ustalonymi zasadami, które mają na celu spójną identyfikację jednostek handlowych na świecie. Przestrzeganie zasad zarządzania numerami GTIN przez wszystkie jednostki tworzące łańcuch dostaw, jest kluczowe do zapewnienia spójnej, efektywnej i skutecznej wymiany informacji o produktach, jak również jest gwarancją minimalizacji kosztów i sprawnego funkcjonowania łańcuchów dostaw na poziomie globalnym.
Nowy produkt: Produkt, który do tej pory nie istniał w ofercie danego producenta, jest nowością na rynku i nigdy wcześniej nie miał przypisanego kodu GTIN. Według zasad, każdy nowy produkt powinien mieć przypisany odpowiedni kod GTIN, w celu możliwości prawidłowego rozróżnienia go od produktu, który obecnie istnieje już w ofercie.
Zmiana istniejącego produktu: Jest każdą modyfikacją, która ma na celu zastąpienie produktu, znajdującego się już w ofercie producenta i będącego już na rynku. Zgodnie z zasadami, nadanie nowego numeru GTIN powinno nastąpić, gdy odpowiedź na przynajmniej jedno pytanie będzie twierdząca:
- Czy nastąpiła zmiana deklaracji dla konsumenta i/lub innych partnerów w łańcuchu dostaw, która ze względu na uwarunkowania prawne wymaga ujawnienia?
- Czy dana zmiana ma istotny wpływ na partnerów w łańcuchu dostaw (odnośnie zmiany warunków transportu, magazynowania, czy dostawy)?
- Czy oczekuje się, że konsument i/lub partner w łańcuchu dostaw będzie w stanie odróżnić stary/poprzedni produkt od nowego?
Nowy numer GTIN właściwie powinien być nadany za każdym razem, gdy jakakolwiek z predefiniowanych cech danej jednostki handlowej zmienia się w znaczący sposób dla partnera w łańcuchu dostaw lub dla klienta detalicznego.
Jak w praktyce nadać numer GTIN?
Każdy jednostka uczestnicząca w Systemie GS1 ma obowiązek prowadzić rejestr numerów GTIN wraz z przypisanymi im nazwami produktów. Do tego celu zaleca się wykorzystać narzędzie Moje GS1 (dostępne w ramach Elektronicznej Platformy Obsługi Klienta). System ten podpowiada oraz kontroluje poprawność używanych numerów, automatycznie oblicza cyfrę kontrolną, umożliwia dodanie opisu produktu, jak również pozwala na wydruk etykiety z kodem kreskowym.
10 zasad, kiedy należy zmienić kod produktu:
- Wprowadzenie nowego produktu
Wprowadzenie na rynek nowego produktu oznacza nadanie mu nowego numeru GTIN dla produktu detalicznego oraz opakowania zbiorczego
- Zadeklarowana zmiana cech, funkcjonalności lub postaci produktu
Istotne zmiany postaci, składu lub funkcjonalności produktu, które nadadzą mu nowych cech lub funkcji oraz są zadeklarowane konsumentowi, wymagają nadania nowego numeru GTIN dla produktu detalicznego oraz dla opakowania zbiorczego.
- Zadeklarowana zmiana zawartości netto
Zadeklarowana zmiana (czyli zwiększenie lub zmniejszenie) zawartości netto wymaga nadania nowego numeru GTIN dla produktu detalicznego oraz dla opakowania zbiorczego. Zawartość netto w tym przypadku oznacza masę netto, ilość lub objętość produktu, jaka została zadeklarowana na opakowaniu.
- Zmiana wymiarów lub/i masy brutto opakowania
Zmiana wymiaru opakowania lub wagi brutto o powyżej 20% wymaga nadania nowego numeru GTIN dla produktu detalicznego oraz dla opakowania zbiorczego.
- Marka podstawowa
Zmiana podstawowej marki produktu, która umieszczona jest na opakowaniu wymaga nadania nowego numeru GTIN dla produktu detalicznego oraz dla opakowania zbiorczego.
- Cena na opakowaniu
Dodanie, usunięcie lub zmiana ceny umieszczonej bezpośrednio na opakowaniu wymaga nadania nowego numeru GTIN dla produktu detalicznego oraz dla opakowania zbiorczego.
- Asortyment preredefiniowany
Zmiana w konfiguracji asortymentu predefiniowanego skutkuje powstaniem skutkuje powstaniem nowej jednostki handlowej, co wymaga nadania dla niej nowego numeru GTIN dla produktu detalicznego oraz dla opakowania zbiorczego. Jako asortyment predefiniowany określa się grupę jednostek handlowych zawierających stałą konfigurację dwóch lub więcej jednostek (posiadających oddzielne numery GTIN), sprzedawanych jako odrębny produkt
Przykład: pakiet produktów składający się z odżywki do włosów i szamponu, zostaje zmodyfikowany poprzez zastąpienie odżywki maską
- Zawartość opakowania zbiorczego
Zmiany zadeklarowanej liczby jednostek handlowych w opakowaniu zbiorczym, wymagają nadania nowego numeru GTIN dla tego opakowania.
- Promocyjne / sezonowe modyfikacje produktów
Promocyjna / sezonowa modyfikacja produktu (która uwzględnia zmianę opakowania), jaki ma być dostępny w sprzedaży w określonym dniu lub czasie, i dla którego istnieje potrzeba jednoznacznej identyfikacji, a także rozróżnienia promocyjnego asortymentu w łańcuchu dostaw, wymaga zmiany numeru GTIN tylko dla opakowania zbiorczego.
- Dodanie lub usunięcie znaku certyfikacji
Dodanie lub usuniecie znaku certyfikacji z opakowania , który istotny jest w punktu widzenia organów regulacyjnych, partnerów w łańcuchu dostaw lub klientów, wymaga nadania nowego numeru GTIN dla produktu detalicznego oraz dla opakowania zbiorczego.
