Z umiejętnością zarządzania czasem niestety się nie rodzimy. Nie oznacza to jednak, że nie możemy wypracować sobie dobrych nawyków i żyć bardziej produktywnie. Jeśli któraś z dotychczas wybranych przez ciebie metod nie była efektywna, nie zrażaj się. W poniższym tekście prezentujemy trzy różne – być może tym razem trafisz na tę idealną.
Metoda ALPEN
Metoda ALPEN to jedno z prostszych narzędzi wykorzystywanych przy krótkoterminowym planowaniu zadań do wykonania, dotyczącym zazwyczaj jednego dnia. Nazwa techniki to akronim pochodzący od niemieckich słów: Aufgaben, Länge schätzen, Pufferzeiten einplanen, Entscheidungen treffen i Nachkontrolle. Każde z tych słów odpowiada jednemu etapowi planowania. Do rozpoczęcia metody ALPEN wystarczy kartka papieru i piętnaście minut wieczorem lub zaraz po obudzeniu, by zaplanować nadchodzący dzień.
Jak zarządzać czasem metodą ALPEN?
A (Aufgaben) – zrób listę zadań do wykonania na dany dzień. Możesz je pogrupować na przykład „e-maile do napisania”, „telefony”. Dla ułatwienia zadania i zaoszczędzenia przestrzeni możesz wprowadzić skróty lub symbole. Na sporządzenie listy zazwyczaj będziesz potrzebował kwadrans. Gdy już będzie gotowa, będziesz miał świadomość swoich planów, a dzień stanie się bardziej przejrzysty.
L (Länge schätzen) – drugi krok polega na oszacowaniu czasu trwania wszystkich czynności, które zaplanowałeś na dany dzień. Pamiętaj, aby być przy tym realistą. Wyznaczaj sobie możliwe do zrealizowania deadline’y, inaczej twój plan będzie niemożliwy do zrealizowania.
P (Pufferzeiten einplanen) – w tłumaczeniu oznacza to dokładnie „planowanie bufora czasowego”. W tym punkcie do każdej czynności dodajesz bufor czasowy, wykorzystując regułę 60:40. Co to oznacza? Chodzi o to, żeby zaplanować jedynie 60 procent czasu do dyspozycji. Pozostałe 40 procent potraktuj jako rezerwę na sprawy nieprzewidziane. Jeżeli zaplanujesz zadania z dokładnością co do minuty, z pewnością przysporzysz sobie sporo stresu. Dzięki regule 60:40 będziesz miał pewność, że ze wszystkim zdążysz na czas.
E (Entscheidungen treffen) – czas wybrać najważniejsze punkty z listy. Mając listę zadań, nadaj im priorytety. Dzięki temu możesz skupić się na najbardziej istotnych zadaniach i wykonać je, gdy masz jeszcze dużo energii do działania.
N (Nachkontrolle) – kontroluj swoje postępy. Zajmij się tym etapem na koniec dnia. Zaznacz, co zostało zrealizowane, a rzeczy niezrealizowane w danym dniu przenieś na kolejny termin.
Metoda Getting Things Done
Metoda Getting Things Done oznacza w dosłownym tłumaczeniu „doprowadzanie roboty do końca”. Twórcą metody jest David Allen, który opisał ją w książce pt. Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności. Jak działa metoda Allena? Celem GTD jest zwolnienie z obowiązku pamiętania o wszystkich zobowiązaniach i zadaniach, a jednocześnie zachowanie wysokiej produktywności. Getting Things Done składa się z pięciu etapów.
Kolekcjonowanie – twórca metody uznaje, że zadania zalegające z tyłu głowy to największy wróg produktywności. Dlatego, aby oczyścić swój umysł, należy zgromadzić wszystkie notatki, rzeczy, czynności i obowiązki w jednym miejscu. Może być to notes w smartfonie, w wersji papierowej, aplikacja, lista spisana w pliku pdf. czy skrzynka mailowa. Kolekcjonowanie pozwala na przeniesienie obowiązków z głowy do konkretnego miejsca, a jednocześnie uwalnia z obciążenia umysłu natłokiem zadań.
Analiza – na drugim etapie sprawdzamy zadania i dokonujemy ich wstępnej analizy. Zasadnicza jest reguła dwóch minut. Na czym polega ta zasada. Jeśli zrobienie czegoś zajmuje mniej niż 2 minuty, jak ważny telefon czy wysłanie odpowiedzi na maila należy to zrobić od razu, a nie przenosić tego zadania do dalszego etapu. Kluczowe pytania, jakie obejmuje analiza wiążą się z decyzją: czy dana sprawa wymaga jakiejś akcji? Jeśli nie wymaga, możliwe są następujące działania: przeniesienie do archiwum, przeniesienie na listę „w przyszłości” lub wyrzucenie do kosza. Jednak jeśli zadanie wymaga działania, zastanów się, jaki powinien być kolejny krok. Jeśli zajmuje mniej niż dwie minuty, wykonaj je od razu. Jeśli potrzebne jest na nie więcej czasu możesz wydelegować to dla innej osoby lub odłożyć do kalendarza albo do listy następnych zadań.
Porządkowanie – na trzecim etapie porządkujemy zadania i układamy je według kryteriów. Należą do nich: projekty, czyli zadania składające się z większej liczby mniejszych obowiązków. Kolejna kategoria to najbliższe działania, które muszą zostać wykonane jak najszybciej. Następnie oznaczamy oczekiwane, czyli sprawy, które muszą poczekać z realizacją, ponieważ oczekujesz na informacje czy działania innych. Ostatni podział to kalendarz, czyli wszystko to, co ma jasno określony czas wykonania.
Przegląd – według zaleceń autora Getting Things Done, przynajmniej raz w tygodniu, należy przyjrzeć się wszystkim zadaniom. Być może trzeba zmienić ich położenie lub dodać nowe, które pojawiły się w najbliższym czasie.
Realizacja – ostatni etap obejmuje planowanie oraz realizowanie zadań z listy. Składa się z wykonywania zaplanowanej pracy oraz tej niespodziewanej, a także z planowania. Według Allena realizacja ma odbywać się według trzech kryteriów: sytuacji, w której aktualnie się znajdujemy, czasu, jakim dysponujemy oraz energii, jaką posiadamy w danym momencie.
Technika Pomodoro
Technikę Pomodoro wymyślił w latach osiemdzisiątych Francesco Cirillo. Włocha zainspirował kuchenny czasomierz w kształcie pomidora. Na czym polega ta prosta, ale skuteczna metoda? Cirillo proponuje, aby na początku dnia zrobić listę zadań do wykonania i posegregować je według ważności. Następnie należy ustawić czasomierz na dwadzieścia pięć minut. Tyle czasu trwa jedno Pomodoro. Jest to okres na zrealizowanie zdania w całości lub w części.
Głównym celem jest wykonanie zadania do czasu, aż zadzwoni czasomierz. Powinien być on tak ustawiony, żebyś widział ile czasu zostało do końca. Kiedy po upływie 25 minut usłyszysz dzwonek czasomierza, oznacz na liście zadanie jako wykonane. Po pierwszym Pomodoro masz czas na krótką, trwającą pięć przerwę. Dzięki krótkim przerwom będziesz w stanie utrzymać koncentrację i unikniesz przemęczenia. Schemat Pomodoro powtórz 4 razy. Po czwartej rundzie zrób sobie dłuższą, trwającą do trzydziestu minut przerwę.
Umiejętność zarządzania czasem to przede wszystkim odpowiednie strategie myślenia. Można zauważyć, że w każdej z powyższych technik najważniejsze jest ustalenie priorytetów i wcześniejsze zaplanowanie zadań. Poprzez wdrożenie w codzienność opisanych metod zaczniesz w skuteczniejszy sposób planować każdy dzień twojego życia.
