Przedstawiamy narzędzie, dzięki któremu twoja efektywność w osiąganiu celów wzrośnie, a zarządzanie sobą w czasie stanie się bardziej zrozumiałe i łatwiejsze.
Dwight D. Eisenhower, prezydent Stanów Zjednoczonych, słynął z bycia genialnym organizatorem czasu. Stworzył on Macierz Eisenhowera nazywany również Matrycą Priorytetów. Eisenhower znalazł sposób na zwiększenie produktywności i lepsze wykorzystywanie upływającego czasu, poprzez ustalenie priorytetów dla obowiązków.
Czym jest Macierz Eisenhowera?
Macierz Eisenhowera jest jednym z popularnych sposobów rozplanowania czasu. Jest to podział wszystkich aktywności w ciągu dnia na cztery ćwiartki.
Pilne i ważne – zadania wymagające natychmiastowego działania.
Ważne, ale niepilne – rzeczy do zaplanowania później.
Pilne, ale nieważne – zadania, które możemy delegować do zrobienia komuś innemu.
Niepilne ani nieważne – zajęcia, które najlepiej usunąć z życia
Aby poprawnie stosować macierz Eisenhowera należy wyselekcjonować rzeczy ważne i pilne.
Ważne vs. Pilne
Ważne rzeczy to takie, które przyczyniają się bezpośrednio do realizacji i osiągania naszych celów, tych zawodowych oraz prywatnych. Robienie rzeczy ważnych jest małym krokiem do osiągnięcia dużego sukcesu. Pilne rzeczy mogą mieć tylko krótkotrwałe konsekwencje. Muszą być wykonywane od razu, nie mogą czekać. Zwykle nie nawiązują do naszych życiowych celów.
Przeczytaj również: #Career Monday: Pięć par butów, które idealnie sprawdzą się w biurze
Ćwiartka pierwsza: ważne i pilne
Przede wszystkim są to zajęcia, które są ważne ze względu na ich pilność. Są to zatem zadania konieczne do wykonania w jak najkrótszym terminie. Czynności te musimy wykonać jak najszybciej, gdyż ich zaniedbanie może spowodować daleko idące konsekwencje, w tym również problemy w pracy.
Ćwiartka druga: ważne i niepilne
Jest to najważniejsza ćwiartka z punktu widzenia organizacji czasu. Są to sprawy, które mają największy wpływ na osiąganie naszych celów, np. ćwiczenia fizyczne, przygotowania do ważnego ale odległego projektu, regularna praca nad sobą i własnym rozwojem. W drugiej ćwiartce powinny znaleźć się ważne zadania, które powinniśmy regularnie wykonywać, aby osiągnąć wymarzone cele.
Ćwiartka trzecia: nieważne i pilne
W tej części znajdują się zadania, których nie da się całkowicie pozbyć, ale możemy np. oddelegować komuś innemu. Możemy także powiedzieć im „nie”, by nie zabierały naszego cennego czasu. Gdy masz wątpliwość, czy dane zadanie jest w tej ćwiartce, zadaj sobie pytanie: „czy to zadanie wniesie coś do osiągnięcia mojego celu?”. Jeśli odpowiedź brzmi nie, być może czas zrezygnować z wykonywania tej czynności.
Ćwiartka czwarta: nieważne i niepilne
W ostatniej ćwiartce znajdują się tzw. pożeracze czasu. Znajdziemy tam też sprawy ważne dla kogoś innego, nie realizujące naszych celów oraz bezproduktywne działania, które oddalają nas od wymarzonego życia. Postaraj się wyeliminować je ze swojego życia i zminimalizuj czas przeznaczony na ich wykonywanie.
Warto rozważyć, czy nasze codzienne działania rzeczywiście przybliżają do osiągnięcia celów, czy może od nich oddalają. W pędzie wykonywania obowiązków, dobrze się zatrzymać i dostrzec sens słów twórcy Matrycy Eisenhowera, który mówił: To, co ważne, rzadko bywa pilne, a to, co pilne, rzadko bywa ważne.
