Wykorzystanie AI w modzie kojarzy ci się głównie z generowaniem opisów produktów i grafik do social mediów? To dopiero wierzchołek góry lodowej. Prawdziwa rewolucja w małych i dużych markach modowych dokonuje się głębiej – w sposobie zarządzania wewnętrzną wiedzą, procedurami i onboardingiem pracowników. Dowiedz się, jak wdrożyć asystenta AI w oparciu o firmowe dokumenty, by skrócić czas wyszukiwania informacji do kilkunastu sekund i uniknąć kosztownych pomyłek.
Artykuł sponsorowany
Jedna marka, kilka działów i kilka wersji tej samej informacji
Wystarczy, że w trakcie pracy nad kolekcją zmieni się skład materiału, termin dostawy, cena albo nazwa koloru. Jeśli każda korekta trafia do innego pliku lub wiadomości, po pewnym czasie trudno ustalić, która wersja jest aktualna.
Im większy katalog i więcej kanałów sprzedaży, tym więcej miejsc, w których trzeba pilnować aktualności danych. Cena może być wpisana w arkuszu, skład produktu w karcie produktowej, a termin dostawy w korespondencji z dostawcą. Jeśli zmienia się jeden z tych parametrów, informację trzeba poprawić wszędzie tam, gdzie korzystają z niej kolejne osoby i działy.
Dlatego warto najpierw ustalić, które informacje w firmie mają charakter źródłowy. W przypadku marki modowej będą to między innymi karty produktów, tabele rozmiarów, informacje o składzie i pielęgnacji, brand book, zasady komunikacji, dokumentacja kolekcji, procedury zwrotów i reklamacji czy materiały szkoleniowe.
Przy opracowaniu artykułu korzystamy z wiedzy ekspertów FOTC, którzy zajmują się rozwiązaniami chmurowymi, Google Workspace oraz wdrożeniami AI dla firm. W przypadku firmowej bazy wiedzy technologia jest jednym z elementów projektu. Równie ważne pozostaje ustalenie, które dokumenty są aktualne, kto za nie odpowiada i komu powinny być udostępnione.
Baza wiedzy dla marketingu i e-commerce
Przy przygotowaniu kampanii albo karty produktu marketing często musi sprawdzić informacje zapisane w kilku różnych miejscach. Im bardziej są rozproszone, tym więcej czasu zajmuje samo potwierdzenie, która wersja danych jest aktualna.
Firmowa baza wiedzy może połączyć dokumentację produktową z wytycznymi komunikacyjnymi. AI pracujące na takim zbiorze materiałów może na przykład znaleźć wszystkie informacje dotyczące konkretnej kurtki i przygotować z nich zestaw danych potrzebnych do briefu kampanii. Może też sprawdzić, jak marka wcześniej opisywała wybrany materiał albo podsumować założenia komunikacyjne zapisane w kilku dokumentach.
Największa wartość zintegrowanej bazy danych pojawia się wtedy, gdy kilka osób pracuje na tych samych materiałach. Zamiast szukać informacji osobno albo dopytywać o aktualną wersję, mogą odwołać się do jednego źródła i na jego podstawie przygotować własną część pracy.
Baza powinna przy tym rozróżniać materiały obowiązujące od archiwalnych. Brief kampanii sprzed dwóch sezonów nadal może być cenny jako punkt odniesienia, ale nie powinien zostać potraktowany jako aktualna instrukcja komunikacji.
Jak wdrożyć AI w marce modowej i do czego można je wykorzystać?
Dobrym punktem wyjścia jest wybranie jednego procesu, w którym pracownicy regularnie wracają do tych samych materiałów. Może to być przygotowanie treści produktowych, onboarding albo obsługa klienta. Dopiero po sprawdzeniu takiego zastosowania warto rozszerzać rozwiązanie na kolejne zespoły.
Przed uruchomieniem asystenta trzeba uporządkować źródła, z których będzie korzystał. Jeśli w firmowym folderze znajdują się różne wersje tego samego dokumentu, AI również może mieć problem z ustaleniem, która z nich obowiązuje. Warto więc określić właścicieli poszczególnych materiałów oraz sposób ich aktualizowania.
Dopiero na takim zapleczu można budować konkretne zastosowania. W obsłudze klienta asystent może wyszukiwać odpowiedzi dotyczące produktów i obowiązujących procedur. Marketing może wykorzystać go do pracy na dokumentacji kolekcji lub materiałach z wcześniejszych kampanii. Nowa osoba w zespole może z kolei zapytać o wewnętrzny proces zamiast szukać instrukcji w kilku folderach.
Przy bardziej rozbudowanych wdrożeniach asystent może korzystać bezpośrednio z firmowych źródeł i odpowiadać na podstawie udostępnionych mu materiałów. FOTC opisuje takie rozwiązania na stronie: https://fotc.com/pl/firmowi-asystenci-ai/.
Ważne są również uprawnienia. Osoba z marketingu nie musi mieć dostępu do wszystkich dokumentów finansowych, podobnie jak zewnętrzna agencja nie powinna widzieć materiałów dotyczących kolekcji, nad którymi nie pracuje. Sposób korzystania z AI powinien odzwierciedlać zasady dostępu obowiązujące już w firmie.
Wiedza dla działu sprzedaży i managementu
Baza wiedzy przydaje się również osobom, które rzadziej pracują z dokumentami operacyjnymi, ale regularnie potrzebują zawartych w nich informacji.
Dyrektor sprzedaży może potrzebować ustaleń dotyczących konkretnej kolekcji przed spotkaniem z partnerem handlowym. Manager e-commerce wraca do założeń poprzedniej kampanii. Zarząd chce sprawdzić wnioski zapisane po wcześniejszym sezonie albo szybko przygotować się do spotkania, korzystając z kilku raportów.
AI może pomóc w analizowaniu i porządkowaniu takich materiałów. Zamiast otwierać kolejne dokumenty, użytkownik może poprosić o zebranie wszystkich informacji dotyczących wskazanego zagadnienia albo streszczenie kilku źródeł.
Trzeba przy tym rozdzielić dwa rodzaje pracy z danymi. Firmowa baza wiedzy dobrze sprawdza się przy wyszukiwaniu informacji zapisanych w dokumentach i łączeniu kontekstu z kilku materiałów. Analiza bieżących wyników sprzedaży wymaga natomiast aktualnych, uporządkowanych danych z systemów wykorzystywanych przez firmę. Raport sprzed tygodnia odpowie na pytanie o wyniki sprzed tygodnia.
Firmowa baza wiedzy może skrócić onboarding nowych pracowników
Nowa osoba przez pierwsze tygodnie zazwyczaj ma sporo pytań, jeśli większości odpowiedzi może udzielić tylko inny bardziej doświadczony pracownik, onboarding będzie zabierał więcej czasu.
Dobrze przygotowana baza wiedzy może ten czas skrócić i ułatwić nowemu pracownikowi wyszukiwanie informacji. Pracownik może sam sprawdzić, jak firma prowadzi dany proces albo gdzie znajduje się obowiązujący materiał. Jeśli baza jest połączona z AI, nie musi znać nazwy dokumentu, wystarczy, że opisze, czego szuka.
Powtarzające się pytania nowych osób są przy okazji dobrym testem samej bazy. Jeżeli znajdą się pytania, na które w bazie brakuje odpowiedzi, wiadomo, który fragment warto uzupełnić.
Jak połączyć bazę wiedzy, AI i narzędzia używane już przez firmę?
Punktem wyjścia mogą być dokumenty, do których pracownicy najczęściej wracają podczas codziennej pracy. To na ich podstawie najłatwiej określić, gdzie AI faktycznie może skrócić szukanie informacji i komu przyda się dostęp do asystenta.
Istotne są także kompetencje pracowników. Osoba korzystająca z firmowego AI powinna umieć formułować pytania, sprawdzać źródło odpowiedzi i rozpoznawać sytuacje wymagające dodatkowej weryfikacji. FOTC prowadzi warsztaty poświęcone wykorzystaniu Gemini w zadaniach firmowych, więcej informacji na stronie https://fotc.com/pl/uslugi/szkolenia/google-gemini/.
Dobrze uporządkowana baza wiedzy skraca czas potrzebny na szukanie informacji i ogranicza sytuacje, w których ten sam dokument krąży między kilkoma osobami w różnych wersjach. AI może dodatkowo ułatwić dostęp do tych materiałów, zwłaszcza gdy pracownik wie, czego szuka, ale nie pamięta, gdzie dana informacja została zapisana.
