Zarządzanie zespołem nie jest łatwym zadaniem. Codziennie spotykamy się z nowymi wyzwaniami, zleceniami czy trudnościami. Jak wpierać swój zespół, motywować do działania i podnosić przy upadkach? Pytamy specjalistów.
W dzisiejszych czasach motywacja za pomocą „kija i marchewki” to za mało – mówi Iwona Spychalska, Life & Business Coach, Certyfikowany Neurocoach, Mentor. Każdy z nas jest innym człowiekiem – ma inny system wartości, inne potrzeby i oczekiwania, więc każdego nas motywują inne czynniki i nie ma jednej recepty na motywację ludzi w zespole. Jeśli pracodawcy/menadżerowi zarządzającemu zespołem, zależy na zmotywowanym i dobrze wykonującym swoje obowiązki zespole, niezbędne jest zbadanie potrzeb każdego pracownika i adekwatnie do tego dobranie indywidualny sposób motywacji. Wówczas motywowanie ludzi w zespole może być naprawdę łatwe i efektywne oraz przekłada się pośrednio bądź bezpośrednio na wyniki firmy – dodaje Iwona Spychalska.
Jakie kroki należy podjąć, aby wspierać i motywować swój zespół?
Zadbaj o dobrą atmosferę
Z moich doświadczeń z wieloletniej pracy z zespołami ludzi wynika, że obok motywowania gratyfikacją finansową, możliwością rozwoju i awansów – które w dalszym ciągu pozostają jednymi z najskuteczniejszych narzędzi do motywowania pracowników – duże znaczenie ma atmosfera pracy w zespole – mówi Iwona Spychalska,
Life & Business Coach.
Na każdym etapie pracy pracownik potrzebuje wsparcia i ważna jest dla niego świadomość, że może liczyć na przełożonego i firmę jeśli chodzi o życie zawodowe – radzi Beata Kubicius
Manager „SuperSzkolenia.pl”. Dziś w dużej mierze zaangażowanie w pracę budowane jest przez atmosferę w pracy, relacje z przełożonym i pracownikami. Swoboda i elastyczność w wykonywaniu zadań oraz możliwości rozwoju zawodowego są czynnikami wysoce motywującymi – dodaje Beata Kubicius.
Traktuj innych, tak jak sam chcesz być potraktowany
Według mnie warto, aby managerowie czy właściciele firm nie patrzyli na swoich pracowników jako “obiekty” do motywowania tylko ludzi, którzy mają swoje potrzeby – radzi Anna Węgrzyn autorka magazynu i założycielka marki Zmiany w Życiu. Dla mnie najważniejsze jest, aby stworzyć ludziom warunki i atmosferę, aby sami chcieli z radością przychodzić do pracy. Zawsze warto zaczynać od siebie, czyli traktować ludzi tak jakbyśmy sami chcieli być traktowani. Zaangażowanie zespołu ma ogromną siłę sprawczą, nikt nie lubi dostawać poleceń do wykonania, ale każdy chce być częścią ważnych projektów czy po prostu czuć się ważnym i potrzebnym w firmie. Niewiele potrzeba, aby przeformułować sposób komunikacji i sprawić by tak się stało – mówi Anna Węgrzyn.
Przygotuj zespół do zmian w trzech krokach
W mojej wieloletniej karierze menadżera sprawdzonym sposobem jest poniższy schemat działania – mówi Sylwia Branczewska, Coach & Mentor, dyrektor ds. Rozwoju w Pyaar, autorka publikacji w Controlling i Zarządzanie, Architekci Umysłu. Po pierwsze: informuję mój zespół o nadchodzących zmianach. Od razu pojawią się obawy przed nowym rozwiązaniem. Praktycznie każda osoba, mówi o negatywnych skutkach jakie wiążą się z wprowadzeniem nowego rozwiązania. Obawy te związane są najczęściej z nauką nowego oprogramowania, a co za tym idzie większą automatyzacją co w konsekwencji rodzi w głowie zespołu strach przez zwolnieniem.
Po drugie: zmieniam perspektywę. Kiedy każda osoba z zespołu wyrazi na głos swoje obawy i usłyszy również obawy innych członków zespołu, czuje się lepiej. Nie jest sama, ze swoimi lękami. Proponuję wtedy zmianę perspektywy i wspólne znalezienie korzyści jakie będzie miał zespół oraz organizacja po prowadzeniu nowego rozwiązania. Okazuje się, że pracownicy są w tym naprawdę dobrzy i znajdują więcej korzyści płynących ze zmian niż zarząd, który te zmiany wprowadza. Tak przepracowana zmiana z zespołem powoduje, że osoby utożsamiają się z rozwiązaniem i same, wzajemnie motywują się do działania.
Po trzecie: do dzieła! Często podczas takiego spotkania wyłaniany jest w moim zespole lider, który jest odpowiedzialny za sprawne i terminowe wprowadzenie zmiany w naszym zespole. Wypracowanie wspólnych korzyści dla stojącego przed zespołem zadania rodzi zaangażowanie i pełne poparcie dla nowych rozwiązań, a pracownicy nie mogą doczekać się rozpoczęcia projektu – radzi Sylwia Branczewska.
Stwórz przestrzeń na regularne spotkania
Jeżeli tylko stworzysz dobrą przestrzeń na bieżące spotkania z pracownikami, zarówno indywidualnie jak i w grupie, to pierwszy element masz już zrealizowany – radzi Izabela Kluzek-Kot, Coach, Trener, Dyrektor Zarządzający HPR.
Warto pamiętać, że regularność nie oznacza jednego czy dwóch odbytych spotkań. Zabezpiecz stałą przestrzeń w kalendarzu na co tygodniowe bądź co miesięczne spotkania. Szczególnie młodzi managerowie zastanawiają się, po co się osobno spotykać z pracownikami skoro codziennie ze sobą pracują. Otóż to, że się widzimy czy rozmawiamy na tematy bieżąco nie oznacza, że poruszamy tematy ważne z perspektywy potrzeb pracownika – mówi Izabela Kluzek-Kot.
Przygotuj się do spotkania
Jeżeli do tej pory nie odbywały się takie spotkania w Twoim zespole warto abyś pamiętał, żeby się przygotować. Zrobić notatki, zastanowić się co Ci się podoba, spełnia Twoje oczekiwania, a co uważasz że Twój pracownik/ kolega powinien poprawić czy usprawnić w swojej pracy – radzi Izabela Kluzek-Kot.
Na spotkaniu zadbaj o miłą atmosferę, buduj relacje, staraj się dowiedzieć od pracownika co lubi w pracy, co mu się podoba, a co by zmienił. Staraj się też dowiedzieć jak mu się pracuje w zespole i jak mu się pracuje z Tobą. Otwartość na feedback przychodzi z czasem. Jeżeli na pierwszym spotkaniu nie pojawi się informacja zwrotna od Twojego kolegi to po kilku spotkaniach udzielenie Ci feedbacku nie powinno mu sprawiać więcej problemu. Na tym etapie jesteś wstanie zbadać potrzeby i lepiej rozumieć co jest ważne dla Twojego zespołu – radzi Izabela Kluzek-Kot.
Podawaj fakty, a nie oceny czy opinie
Jeżeli chcesz udzielić feedback wzmacniający czy korygujący zwróć uwagę na to, żeby posługiwać się faktami, a nie opiniami czy oceną. To bardzo ważne, żeby nie eskalować ewentualnych napięć, jeżeli taki scenariusz jest możliwy. Na przykład „Olewasz pracę bo przychodzisz późno.” Taki komunikat to ocena, a nie fakt.
Natomiast komunikat zawierający fakt, to „ W ostatnim tygodniu przyszedłeś do pracy dwa razy 15 minut po dziewiątej – mówi Izabela Kluzek-Kot, Coach, Trener, Dyrektor Zarządzający HPR.
Nazywaj swoje emocje i oczekiwania
Mów wprost o swoich emocjach i oczekiwania – dodaje Izabela Kluzek-Kot. Im bardziej wprost i jasno będziesz mówił, tym druga stron będzie lepiej słyszał Twój komunikat. Poniżej kilka przykładów: Złości mnie to. Zależy mi, żebyśmy efektywnie współpracowali ze sobą i tworzyli zgrany zespół. Potrzebuję rozpocząć punktualnie spotkanie, a Twoje opóźnienia powoduje, że cały zespół startuje wolniej lub też spotkania nam się przedłużają. Bardzo Cię proszę o punktualne pojawianie się bo usprawni nam to wszystkim pracę.
Określaj cele
Precyzyjne określanie celów i jasność, dokąd zmierza firma działają na pracowników niezwykle motywująco – mówi Małgorzata Trzaskowska z „Ogród Przemian”, coaching dla kobiet. Zwłaszcza młodzi ludzie z pokolenia Y i Z lubią wiedzieć więcej na temat długoterminowych celów firmy, bo chcą czuć się ważną jej częścią, a nie tylko trybikiem w wielkiej machinie – mówi Małgorzata Trzaskowska.
Podstawą dobrze zmotywowanego zespołu jest klarowność – tłumaczy Piotr Zawadzki, coach i trener pracy. Chodzi o to, żeby zespół wiedział, co konkretnie ma robić, co się od niego wymaga – cele muszą być jasne i łatwe w komunikacji. Komunikacja jest podstawą, podobnie jak klarowne ustalanie tego, co ma być zrobione. A co komunikujemy? Oczywiście wizję – czyli to, co ma pociągnąć zespół do działania, wizję która ma dotykać serc, a nie tylko rozumu. Wizja ma być jak magnes – dodaje Piotr Zawadzki.
Doceniaj
Motywację do działania wzbudza również poczucie sensu własnej pracy i bycie docenianym przez szefa – radzi Małgorzata Trzaskowska z „Ogród Przemian”, coaching dla kobiet. Niestety nadal wielu menedżerów częściej wytyka błędy, niż chwali, a dobrze wykonaną pracę traktuje jak oczywistość. Dlatego tak ważne jest udzielanie pozytywnej informacji zwrotnej, odnoszenie się do konkretów i docenianie wysiłku oraz zaangażowania – radzi.
Aspekt, który jest niestety często pomijany, to uznanie dla ludzi w zespole – radzi Iwona Spychalska, Life & Business Coach. Uścisk dłoni szefa, pochwała za konkretne zachowanie/ dobrze wykonane zadanie nic nie kosztuje, a czasem może być dużym motywatorem dla pracownika. Warto pamiętać o zasadzie: Pracownika gani się w cztery oczy, a chwali przy innych – dodaje.
Daj wolność
Kluczowe jest również pozostawianie ludziom przestrzeni na własne pomysły, wspieranie ich kreatywności, pobudzanie potencjału – mówi Małgorzata Trzaskowska. „Zamiast dawać rady i gotowe rozwiązania, warto czasem usunąć się na bok i posłuchać, a później wziąć pod uwagę proponowane sposoby działania. Nie ma nic bardziej motywującego dla pracowników niż poczucie, że ich wkład został doceniony i właśnie realizują wspólnie wypracowany plan, a nie z góry narzucony scenariusz – dodaje.
Bądź ze współpracownikami, w osobisty i ludzki sposób – mówi Piotr Zawadzki, coach i trener pracy. Samo zainteresowanie się i odniesienie się do tematu ze współczuciem już bardzo wiele daje. Kiedy pracownik spotyka problem lider jest od tego by go wspierać, by za nim stać, a nawet przyjąć konsekwencje na siebie. Z drugiej strony problemy to kuźnia talentów. Dobry lider wykorzysta problem by wzmocnić umiejętności i jakość pracy swojego pracownika – dodaje Piotr Zawadzki.
Motywacja wewnętrzna
Iwona Spychalska tłumaczy: Systematyzując temat motywacji, jedni pracownicy mają silną motywację wewnętrzną (automotywację) i nie potrzebują motywowania z zewnątrz, niektórzy potrzebują dodatkowej motywacji. Pracownik, który ma silną motywację wewnętrzną, to prawdziwy skarb w firmie i warto go docenić, gdyż może być motorem napędowym dla całego zespołu. Takiej osobie wystarczy zapewnić warunki pracy zgodne z jego potrzebami i w dobrej atmosferze. Jedno jest pewne, każdy z pracowników chciałby przychodzić chętnie do „pracy”, a nie do „roboty”.
Beata Kubicius, manager w „Superszkolenia.pl” podsumowuje: na zaangażowanie pracowników i ich motywację wpływają takie elementy jak: zrozumienie potrzeb pracownika, szacunek do wykonanej pracy, dbanie o jego rozwój i szkolenia.
Na motywację wpływa jasno określony cel i oczekiwania wobec pracownika, dobra komunikacja i feedback, możliwość pracy w dobrym zespole, na którego czele stoi osoba, która wie jak kierować, motywować i delegować zadania.
Motywowanie pracowników i wpieranie ich w trudnych zadaniach to niełatwe i ważne wyzwanie dla kadry menadżerskiej, dlatego ważne w dzisiejszych czasach, aby kadra kierownicza dbała o rozwój tych umiejętności i je systematycznie rozwijała.
