Szykują się istotne zmiany w Kodeksie pracy. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zapowiada uproszczenie zasad dotyczących wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Nowelizacja ma zlikwidować zbędne formalności i zmniejszyć obciążenia administracyjne dla firm. Nowe przepisy mogą wejść w życie już w ciągu kilku tygodni – to oznacza, że pracodawcy będą musieli szybko dostosować się do nowych zasad rozliczeń z odchodzącymi pracownikami.
Z tego artykułu dowiesz się:
- Jakie będą nowe zasady wypłaty ekwiwalentu za urlop?
- Co zmienia się w komunikacji pracodawca–pracownik?
- Kto będzie reprezentować pracowników w firmie bez związków zawodowych?
- Od kiedy nowe przepisy wejdą w życie?
Zmiany w Kodeksie pracy
Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej proponuje zmiany w prawie. To odpowiedź na postulaty Rządowego Zespołu do spraw Deregulacji. Resort chce uprościć zasady wypłacania ekwiwalentu za urlop, nowelizując Kodeks pracy i ustawę o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Jak tłumaczy ministerstwo, zmiany mają „stworzyć lepsze warunki do prowadzenia działalności gospodarczej oraz usunąć zbędne formalności”.
Aktualnie pracodawca musi wypłacić ekwiwalent za urlop wypoczynkowy w ostatnim dniu zatrudnienia pracownika (czyli w dniu rozwiązania umowy). Według resortu obowiązek ten wiąże się z dodatkową biurokracją, np. koniecznością stworzenia dodatkowych list płac.
Sprawdź również: Kto dostanie 7 dodatkowych dni urlopu?
Ekwiwalent za urlop: nowe zasady 2025
Zgodnie z projektem przygotowanym przez MRPiPS po rozwiązaniu umowy o pracę ekwiwalent za urlop będzie wypłacany wraz z ostatnim wynagrodzeniem. Resort chce w ten sposób ułatwić rozliczenia między pracodawcą a pracownikiem oraz zminimalizować ryzyko ewentualnych błędów w wyliczeniach. W związku z tym wraz z wejściem w życie nowych zasad termin wypłaty ekwiwalentu za urlop może ulec wydłużeniu.
Jak to wygląda w praktyce? Do tej pory, jeśli pracownik żegnał się z firmą np. 31 maja, to pracodawca miał obowiązek wypłacić ekwiwalent za urlop właśnie tego dnia. Po nowelizacji Kodeksu pracy trafi on do byłego już pracownika razem z ostatnią pensją, np. 10. dnia kolejnego miesiąca.
Resort proponuje inne zmiany
To nie koniec proponowanych zmian. Nowy projekt MRPiPS zakłada rozszerzenie zakresu komunikacji elektronicznej między pracodawcą, pracownikiem a związkiem zawodowym. Ministerstwo, chcąc zwiększyć dostępność i ograniczyć biurokrację, planuje dać możliwość załatwienia drogą elektroniczną kolejnych spraw, takich jak:
- wniosek o udzielenie czasu wolnego za godziny nadliczbowe,
- wniosek o zastosowanie systemu pracy weekendowej,
- udzielenie urlopu bezpłatnego,
- ustalenie rozkładu pracy,
- przekazanie informacji o warunkach przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę,
- informacja o monitoringu.
Uporządkowanie zasad reprezentacji pracowników
Oprócz zmian w ekwiwalencie za urlop i komunikacji na linii pracodawca-pracownik-związek zawodowy MRPiPS chce uporządkować przepisy związane z reprezentacją pracowników w sprawach z zakresu prawa pracy. W celu ułatwienia dialogu resort proponuje, aby w razie braku związku zawodowego zespół mógł samodzielnie wybrać przedstawicieli. Mowa o przynajmniej dwuosobowym zespole, który będzie prowadzić rozmowy w imieniu pracowników.
Kiedy zmiany w ekwiwalencie za niewykorzystany urlop?
Jak się okazuje, nowe przepisy mogą zacząć obowiązywać dość szybko. Mowa o 14 dniach po ogłoszeniu zmian w Dzienniku Ustaw. Oznacza to, że pracodawcy będą mieć mało czasu na wprowadzenie nowych procedur.
Projekt trafił do uzgodnień, konsultacji publicznych i opiniowania 11 czerwca 2025 r. Jako planowany termin jego przyjęcia wskazano lipiec.
To już kolejne zmiany w Kodeksie pracy. Wcześniej weszła nowelizacja wprowadzająca jawność wynagrodzeń
Ile wynosi 1 dzień ekwiwalentu za urlop?
Kwota zależy od wynagrodzenia pracownika oraz wymiaru czasu pracy. Dzienny ekwiwalent oblicza się, dzieląc miesięczne wynagrodzenie przez współczynnik ekwiwalentu (w 2025 roku wynosi on 20,83), a następnie przez 1.
Jak się liczy ekwiwalent za urlop?
Ekwiwalent oblicza się na podstawie przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia z ostatnich 3 miesięcy (lub 12 – zależnie od składników płacy). Wynik dzieli się przez współczynnik ekwiwalentu (20,83 w 2025 r.), co daje kwotę za 1 dzień. Następnie mnoży się ją przez liczbę dni niewykorzystanego urlopu.
Zdjęcie główne: Launchmetrics Spotlight
