Sprzęt komputerowy dla firmy informatycznej oraz flota aut w spółce transportowej – dla tych działalności koszty uzyskania przychodu są oczywiste. Kiedy jednak możemy zdecydować się na zakup ubrania na fakturę? Podpowiadamy, jakie cechy prowadzonego przez nas podmiotu decydują o tym, że odzież jest wydatkiem osobistym, a kiedy możemy ją zakwalifikować jako koszt prowadzonej działalności gospodarczej.
O tym, czym są koszty w działalności gospodarczej mówi art. 22 ust. 1 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych. Najprostsza interpretacja tego artykułu tłumaczy, że są to wszelkie nakłady finansowe ponoszone w celu osiągnięcia przychodu lub zabezpieczenia jego źródła. Koniecznym warunkiem jest, by ponoszony koszt był bezpośrednio związany z kategoriami przypisanymi prowadzonej działalności. Co to oznacza w praktyce?
Prowadząc choćby jednoosobową firmę inwestujemy środki finansowe, by oferowany przez nas produkt mógł trafić na rynek. Naszą inwestycją może być reklama, zakup materiałów niezbędnych do wytworzenia produktu, czy wynajem lokalu. Jeżeli udokumentowaliśmy poniesiony koszt, może on posłużyć nam do miesięcznego, kwartalnego lub rocznego rozliczenia. Powstaje jednak pytanie, kiedy będzie nim zakup ubrania na fakturę?
Przeczytaj również: Polacy marzą o czterech dniach pracy. Czy to możliwe?
Zakup ubrania na fakturę – czy odzież jest kosztem?
Nie sposób policzyć profesji, które wymagają odpowiedniej prezencji, a co za tym idzie inwestycji w odpowiedni strój. I choć wydawać by się mogło, że zakup ubrania na fakturę może być codziennością dla osób prowadzących działalności gospodarcze, w praktyce przepisy są w tej kwestii mocno restrykcyjne. Toga dla adwokata lub specjalny strój dla budowlańca zapewniający mu bezpieczeństwo z pewnością zaliczają się do kosztów niezbędnych do uzyskania przychodów. Nie powinniśmy jednak decydować się na zakup ubrania na fakturę w przypadku garnituru, który naszym zdaniem poprawiłby nasz odbiór w trakcie biznesowego spotkania.
Prawo jasno wskazuje dlaczego. Zgodnie z powszechną interpretacją podatkową wydatki związane bezpośrednio z wyglądem wiążą się nie z tylko z wykonywanym przez nas zawodem, a przede wszystkim z faktem funkcjonowania w społeczeństwie. W praktyce oznacza to, że kosztem z tytułu prowadzonej działalności nie będzie zakup codziennego ubrania, kosmetyków lub usług kosmetycznych. Polskie organy podatkowe zakładają, że wygląda nie ma bezpośredniego wpływu na osiągane przychody. Tu jednak pojawia się wyjątek. Kiedy zakup odzieży na fakturę jest dopuszczalny?
Przeczytaj również: Praca w 2024 roku – na jaki rodzaj umowy się zdecydować?
Zakup ubrania na fakturę – kiedy odzież jest kosztem?
Postanowiliśmy przytoczyć interpretację opublikowaną przez Urząd Skarbowy, która rzuca nowe światło na przepis mówiący o zakupie ubrań na fakturę. Okazuje się bowiem, że nie zawsze odzież musi być niezbędnym elementem garderoby, by stała się kosztem. Są jasno sprecyzowane sytuacje, w których może mieć ona na celu poprawę naszego wizerunku. Wciąż jednak nie może mieć znamion prywatnego wykorzystania.
– Jeżeli zatem (…) elementy ubioru Wnioskodawcy zostały w sposób trwały oznaczone w widocznym miejscu logo firmy, to oznacza to, iż ww. elementy ubioru utraciły charakter osobisty. Zatem, mając powyższe na względzie stwierdzić należy, iż (…) wydatki na ich zakup, opatrzony w sposób trwały i widoczny cechami charakterystycznymi dla firmy, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej (…)” – czytamy w indywidualnej interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 15 kwietnia 2022 roku.
W tym miejscu warto podkreślić, że logo znajdujące się na zakupionym ubraniu musi być elementem trwałym znajdującym się w widocznym miejscu. Nie może mieć charakteru broszki lub przypinki. Ponadto nie może budzić wątpliwości dotyczących oznaczenia firmy. Powinno już przy pierwszym skojarzeniu wiązać się z prowadzoną działalnością. Oznacza to, że skrócona nazwa podmiotu lub inicjały jego właściciela nie będą wystarczające. W rozmowie z RP.pl Przemysław Ruchlicki, ekspert Krajowej Izby Gospodarczej, przestrzega jednak przed odliczaniem wydatków na odzież. W momencie, w którym decydujemy się na zakup ubrania na fakturę, warto pamiętać, że wiąże się to z dużym ryzykiem sporu z fiskusem.
Sposoby udokumentowania kosztów uzyskanego przychody
Chcąc rozliczyć się z kosztów uzyskanego przychodu musimy pamiętać o jego udokumentowaniu. Potwierdzenie poniesionego wydatku jest niezbędne, aby fiskus rozpatrzył nasz wniosek. W takim przypadku rolę dokumentów spełniają:
- faktury
- rachunki
- umowy
- dowody poniesienia
- dowody zapłaty
- bilety (niezbędny jest numer NIP)
Zdjęcie główne: Pexels
