Nikt z nas nie jest idealny, dlatego niemożliwe jest realizowanie wszystkich ustalonych założeń bez najmniejszej pomyłki. Nie zmienia to faktu, że stosowanie się do kilku stosunkowo mało wymagających zasad może znacznie poprawić jakość regularnie wykonywanych przez ciebie obowiązków.
>>>Przeczytaj również: #CareerMonday: Jak wykorzystać psychologię w tworzeniu własnej marki?
O skutecznym planowaniu wspomina się tak często, że można odnieść wrażenie, jakby każdy opanował już tę umiejętność do perfekcji. Prawda jest jednak taka, że wciąż niewiele osób potrafi zastosować często powtarzane rady i techniki w praktyce. Tymczasem umiejętne zarządzanie czasem to jedna z najcenniejszych umiejętności, która w bezpośredni sposób zwiększa produktywność codziennych obowiązków. Dzisiaj skupiamy się na trójetapowym procesie przygotowywania się do kolejnego tygodnia.
Plan, plan i jeszcze raz plan
Badania niejednokrotnie wykazywały, że pisanie odręczne skutkuje znacznie większą efektywnością pod względem zapamiętywania informacji od prowadzenia notatek w formie elektronicznej. Wprawdzie ten drugi sposób jest szybszy, jednak nie wpływa na przyswojenie tak dużej ilości informacji, jak umożliwia to zapisywanie tradycyjnie. Spora grupa osób uważa, że od używania nieskończonej liczby aplikacji do planowania, lepiej sprawdza się po prostu papierowy kalendarz.
Niezależnie od preferowanej formy, nie ulega wątpliwości, że czynność planowania to jeden z istotniejszych czynników wpływających na udane przygotowanie do nadchodzącego tygodnia. Oczywiście uzupełnienie poszczególnych punktów na bieżąco jest tak samo ważne, a nie wszystko możemy przewidzieć z góry, jednak warto poświęcić kilkanaście minut przed rozpoczęciem tygodnia, aby wyszczególnić wydarzenia, o których już wiesz. Dzięki temu zminimalizujesz ryzyko nakładania się planów na siebie i zapominania o wcześniej ustalonych deadlinach. Tempo aktualnej rzeczywistości i przytłaczająca liczba obowiązków zdecydowanie utrudnia idealne układanie harmonogramu w głowie, dlatego nawet jeśli uważasz swoją pamięć za niezawodną, na wszelki wypadek zapisz.
W trakcie przygotowywania planu tygodnia pamiętaj o racjonalnej ocenie swoich możliwości. Być może czasem zdarza się, że nie potrafisz wystarczająco precyzyjnie oszacować czasu, jakiego potrzebujesz na wykonanie danej czynności. W wyniku tego zapisujesz ich zbyt wiele, a ich ostateczne niewypełnienie okazuje się demotywujące. Jeśli zaczniesz skrupulatnie zapisywać, ile czasu zajmuje ci wykonywanie konkretnych zadań, wkrótce z łatwością przeanalizujesz efektywność ich realizacji, a także skontrolujesz, czy nie marnujesz zbyt dużej części dnia.
Work-life balance
Do tej pory wydawało ci się, że aby osiągnąć lepsze wyniki w pracy, powinieneś poświęcić czas w domu? Weź pod uwagę sukcesywnie spadającą efektywność przemęczonego umysłu. Spróbuj wygospodarować chwilę na relaks, a przekonasz się, jak wiele możesz osiągnąć w ciągu dokładnie tego samego odcinka, gdy jesteś wypoczęty.
Tutaj wracamy do punktu pierwszego – po oddzieleniu życia prywatnego od zawodowego, spróbuj zaplanować czas tak, aby nie zaniedbywać żadnej z tych sfer. O ile tylko nie wypadnie ci coś naprawdę pilnego, trzymaj się założeń. Bez wcześniejszego planu w większości wypadków prawdopodobnie zlekceważysz przyjemność i odpoczynek, przekładając je na bliżej nieokreślone “później”.
Są miejsca i momenty, w których powinieneś odciąć się od pracy, aby nie umknęły ci rzeczy ważniejsze, takie jak chociażby kontakt z bliskimi. Warto wiedzieć, kiedy trzeba całkowicie poświęcić się pracy, a kiedy przychodzi pora na odciążenie.
Systematyczność kluczem do sukcesu
Arystoteles nie mylił się, mówiąc: Jesteśmy tym, co w swoim życiu powtarzamy. Doskonałość nie jest jednorazowym aktem, lecz nawykiem. Wszystko, co chcesz osiągnąć, jest możliwe – pod warunkiem, że zaczniesz robić to regularnie.
Zadbaj o wprowadzenie do swojego tygodnia stałych nawyków. Nie chodzi o to, żeby codziennie robić dokładnie to samo, jednak nadanie określonej regularności powinno obniżyć poziom twojego stresu. Nikt nie broni ci zmieniać i uatrakcyjniać tego, co robisz. Dodatkowo wypełniając obowiązki w sposób uporządkowany, automatycznie znajdziesz więcej czasu na spontaniczne zachowania. Część rzeczy możesz zrobić poprzedniego wieczoru. Oczywiście nie musisz rezygnować z czasu wolnego, żeby odpisać na zaległe maile w niedzielę, ale dzięki zaplanowaniu posiłków czy przygotowaniu ubrań, twój poniedziałkowy poranek stanie się spokojniejszy.
Jeśli chcesz stać się ekspertem w tym, co robisz, musisz być uporczywy w zmierzaniu do postawionego celu. Ta zasada dotyczy również dążenia do efektywnego planowania tygodnia. Postępowanie w sposób konsekwentny to niezaprzeczalnie domena ludzi, którym udało się osiągnąć sukces. W długoterminowym, regularnym działaniu drzemie ogromna siła, która krok po kroku doprowadzi cię do wymarzonego punktu docelowego.
Wykonywanie zadań w wyznaczonym przedziale czasowym jest niezwykle ważne, ponieważ to od systematyczności w znacznym stopniu zależy umiejętność skutecznego zarządzania czasem. Robienie ciągłych odstępstw od reguł prowadzi do utraty rytmu, a to z kolei sprawia, że coraz trudniej realizować kolejne obowiązki.
