Rewolucja w handlu nadchodzi. Już niedługo papierowe paragony staną się przeszłością. Ministerstwo Finansów szykuje wielką rewolucję w księgowości – Krajowy System e-Faktur (KSeF). Dzięki niemu wszystkie dokumenty dotyczące sprzedaży będą wystawiane i przechowywane w formie elektronicznej. To oznacza mniej papieru, więcej wygody i większą kontrolę dla fiskusa.
Zbliża się era e-paragonów. To oznacza, że wkrótce zapomnimy o zgubionych lub wyblakłych papierowych potwierdzeniach zakupu. Elektroniczne paragony będą zawsze pod ręką, np. w naszej skrzynce mailowej. To efekt Krajowego Systemu e-Faktur wprowadzonego przez Ministerstwo Finansów. Na czym polega i jak z niego skorzystamy?
Co to jest Krajowy System e-Faktur?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to innowacyjne rozwiązanie teleinformatyczne, które umożliwia przedsiębiorcom prowadzenie elektronicznej wymiany faktur. Wprowadzony w styczniu 2022 roku, system ten stanowi nowoczesną alternatywę dla tradycyjnych form dokumentowania transakcji. Zgodnie z planami Ministerstwa Finansów, KSeF ma stać się obowiązkowym narzędziem dla wszystkich podmiotów gospodarujących w Polsce do 2026 roku.
E-faktury. Na czym polega zmiana?
KSeF wprowadza nowy standard wystawiania faktur. Faktura elektroniczna tworzona jest zgodnie z określonymi regułami i przesyłana bezpośrednio do centralnego systemu Ministerstwa Finansów. Tam jest bezpiecznie przechowywana przez dekadę, a odbiorca ma stały dostęp do jej cyfrowej kopii.
Wprowadzenie e-faktur wpisuje się w szerszy kontekst digitalizacji administracji publicznej. Zastąpienie tradycyjnych dokumentów papierowych rozwiązaniami elektronicznymi ma na celu zwiększenie efektywności procesów podatkowych i księgowych oraz minimalizację ryzyka związanego z zagubieniem lub uszkodzeniem dokumentów. Celem tej zmiany jest także uszczelnienie systemu podatkowego.
E-faktury są łatwiejsze do kontroli przez organy podatkowe, co pomoże w walce z wyłudzeniami VAT. Dzięki elektronicznemu potwierdzeniu transakcji, fiskus łatwiejszy dostęp do informacji o sprzedaży, co utrudni działania podmiotów unikających obowiązków podatkowych.
Koniec papierowych paragonów. Nadchodzi e-paragon
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przyniesie ze sobą również digitalizację paragonów. Paragon elektroniczny jest cyfrowym odpowiednikiem tradycyjnego dowodu zakupu. Od marca 2020 r. możliwość ich wystawiania zyskali użytkownicy kas fiskalnych online, z kolei od czerwca 2020 – przedsiębiorcy, którzy korzystają z wirtualnych kas fiskalnych w postaci oprogramowania.
Czas pełnego przejścia na e-paragony będzie ściśle powiązany z harmonogramem wdrożenia KSeF. Już dziś obserwujemy pierwsze kroki w tym kierunku, takie jak możliwość otrzymania paragonu w formie kodu QR.
Przeczytaj również: Sprzedajesz na Vinted? Platforma skontaktuje się z tobą z prośbą o ważne informacje
E-paragon – zalety dla sprzedających i kupujących
KSeF to rozwiązanie korzystne zarówno dla przedsiębiorców, jak i konsumentów. Firmy zyskają dzięki niemu większą efektywność i oszczędność czasu. Automatyzacja procesu wystawiania i przesyłania faktur znacznie skraca czas potrzebny na obsługę dokumentów. Dzięki KSeF przedsiębiorcy będą mogli zredukować koszty archiwizacji i zarządzania dokumentami.
Jedną z największych zalet KSeF jest przyspieszenie zwrotu podatku VAT. Wprowadzenie elektronicznych faktur pozwala przedsiębiorcom odzyskać należny im VAT nawet o 20 dni szybciej. Dodatkowo, uproszczone rozliczanie faktur korygujących pozytywnie wpływa na poprawę płynności finansowej firm.
Wprowadzenie KSeF zwiastuje również duże zmiany dla klientów. Zamiast zbierać stertę papierowych paragonów, które łatwo zgubić lub zniszczyć, wszystkie dowody zakupu będą dostępne w formie elektronicznej, w jednym miejscu. To znacznie ułatwi zarządzanie finansami i sprawi, że codzienne zakupy staną się bardziej wygodne. To szczególnie przydatne w przypadku reklamacji, kiedy potrzebujemy szybko znaleźć konkretny dokument.
KSeF – zagrożenia i wątpliwości
Pomimo licznych korzyści, które niesie ze sobą KSeF, wiele firm wciąż ma wątpliwości co do jego wdrożenia. Przedsiębiorcy obawiają się, że konieczność zmiany dotychczasowych procesów i inwestycje w nowe technologie mogą obciążyć ich budżety. Brak jednoznacznych wytycznych i wsparcia ze strony administracji również wzmaga te obawy.
Mając na uwadze trudności, z jakimi mogą się spotkać przedsiębiorcy, Ministerstwo Finansów zdecydowało się na stopniowe wprowadzanie KSeF. Obowiązek korzystania z systemu zostanie przesunięty na 2026 rok, a firmy otrzymają dodatkowe wsparcie w postaci przepisów przejściowych. Dzięki temu firmy będą miały więcej czasu na przygotowanie się do zmian i skorzystanie z dostępnego wsparcia.
Przeczytaj również: Fala bankructw nie ma końca. To kolejna marka z odzieżą, która znika z rynku
Zdjęcie główne: Spotlight
