Wbrew pozorom nie tylko początkujący PR-owcy mają problem z tym, co tak naprawdę powinni robić, a czego unikać. Bo przecież każdy z nas, działając w tej branży, chce jak najlepiej dla marki, dla której pracuje. Wiąże się to z informacjami prasowymi, materiałami zdjęciowymi, mejlami, telefonami… To oczywista część tej pracy, jednak granica pomiędzy sumiennym jej wykonywaniem, a nagabywaniem jest w tym przypadku niestety bardzo cienka, a przekroczenie jej jest łatwiejsze, niż by się to mogło wydawać.
Zły timing
Zbyt późna wysyłka, za wczesna godzina, za długie embargo na publikowanie treści – to błąd, który irytuje dziennikarzy najbardziej. I nie ma się czemu dziwić, w końcu zarówno dzień, jak i konkretna godzina (!) publikacji informacji prasowej spędzają sen z powiek niejednego specjalisty public relations. Nie ma jednej jedynej daty ani godziny, która mogłaby odpowiadać dziennikarzom, natomiast faktem jest, że bardzo często do ustalenia tejże, dochodzi się poprzez metodę prób i błędów – niestety.
Niestosowność
Drugie miejsce w kategorii największych wpadek PR-owców zajmuje niestosowność przesyłanych informacji. Niestety, ale redakcji modowych nie zainteresuje informacja o nowym dyrektorze zarządzającym dostawcy pizzy i odwrotnie. Jeśli więc wysyłasz wiadomość, zastanów się dwa razy czy Twój odbiorca jest na pewno tym, który tę wiadomość chciałby otrzymać.
Powtórzenia
Ileż można wałkować jeden temat? Lub co gorsza, jeden temat z jedną i tą samą osobą?! Bycie PR-owcem wiąże się z dbaniem o najmniejsze szczegóły i szczególiki, wśród których znajduje się m.in. skrupulatne i dokładnie wybieranie adresata wiadomości. Niestety nawet najlepszym zdarzają się wpadki i wysyłają kilka tych samych wiadomości do jednej osoby. Cóż, można powiedzieć: „bywa”, ale z drugiej strony dziennikarze mogą mieć trochę więcej wyrozumiałości – PR-owiec też człowiek!
Niepoprawne dane
O ile poprzednią wpadkę można wybaczyć, o tyle tej już nie bardzo. Złe imię, nazwisko czy nazwa redakcji to nie tylko błąd, ale również brak szacunku i nieuwaga, a tego dziennikarze naprawdę nie lubią. Ponadto bardzo złą praktyką jest wysyłanie masowych informacji prasowych. Z jednej strony bardzo łatwo o pomyłkę, a ponadto umówmy się – każdy chce być traktowany indywidualnie. Zamiast wysyłać komunikaty w próżnię, stwórz materiały dedykowane konkretnym tytułom. Zawęź bazę mediów do tych, na których zależy Ci najbardziej i podejdź do nich indywidualnie. Masowe informacje prasowe są zwyczajnie traktowane jako spam.
Językowe gafy i masowa wysyłka
Cóż, tego błędu nie trzeba chyba nikomu tłumaczyć. Wbrew pozorom zdarzają się one często i nawet najlepszym. Wszelkie literówki, błędy ortograficzne, nadmiar obcojęzycznych słów i niewłaściwe umieszczenie liter – niby banał, ale to świadczy o jednym – pośpiechu, który zawsze przynosi zły efekt. Dobra rada? Pisząc wiele tekstów, jeden za drugim, nie jesteś w stanie wyłapać tych najprostszych i jednocześnie najtrudniejszych do wychwycenia błędów. Poproś koleżankę siedzącą obok Ciebie o przeczytanie Twojej informacji prasowej, a później… niech zrobi to jeszcze raz.
Błędy techniczne
Podobnie jak w przypadku tych językowych, gafy techniczne równie mocno irytują dziennikarzy, otrzymujących co najmniej kilkadziesiąt informacji prasowych dziennie. Tutaj liczy się wszystko – począwszy od czcionki, którą piszecie wiadomość (strzeżcie się comic sans, chyba, że właśnie wysyłacie packshoty butów dla clowna), a skończywszy na załącznikach. Tak, dziennikarze nie mają czasu na przebrnięcie przez mejla i wiadomość prasową, a co dopiero na pobranie załączników. Ciężki do zaakceptowania jest fakt, że tak naprawdę najlepiej byłoby nie dodawać w ogóle załączników, a treść informacji prasowej powinna znaleźć się w treści mejla lub odsyłać do biura prasowego. Jednakże teoria a praktyka to dwie inne sprawy. W większości przypadków PR-owcy małych i średnich firm nie mają innego wyboru jak tylko wysyłanie standardowych wiadomości z załączoną informacją prasową i ewentualnym linkiem do pobrania zdjęć.
Porażająca grzeczność
Można być miłym. Można być grzecznym. Można być nawet bardzo subtelnym, ale dodawanie buziaczków na końcu mejla i nieodpowiednie spoufalanie się może tylko zaszkodzić. Trochę nieprawdopodobna, ale jednak prawdziwa historia zdarzyła się dziennikarce Karen Price. Karen „pochwaliła” się na swoim Twitterze telefonem od pewnego PR-owca. Otóż będąc w podróży zawodowej, PR-owiec zadzwonił do niej z pytaniem ni z tego, ni z owego: hej, spałaś wczoraj dobrze?. Jeśli więc do tej pory nie wiedzieliście, o co chodzi z porażającą grzecznością, ten przykład chyba wszystko wyjaśnia. Żeby było jasne: jeśli przyjaźnisz się z dziennikarzem, nie ma żadnego problemu w takich słowach. Jeśli jednak dopiero rozpoczynasz znajomość, dwa razy pomyśl, zanim coś powiesz.
Nieodpowiednie metody kontaktowania się
Z jednej strony mamy dziennikarzy, którzy wręcz nienawidzą dzwoniących do nich PR-owców, ale z drugiej kolei mamy dziennikarzy, którzy nie czytają jakiejkolwiek informacji czy wiadomości bez uprzedniego telefonu. I jak tu dogodzić jednym i drugim, jednocześnie nie pogrążając się w tonach notatek kto, jak, z czym i dlaczego? To już indywidualne ustalenia i nie ma żadnego sposobu na to, aby dojść do konsensu – tutaj, podobnie jak zresztą w przypadku wielu powyższych punktów, należy sprawdzić na własnej skórze. Stety i niestety, praca PR-owca polega głównie na zdobywaniu zaufania, którego pozyskanie to często żmudna i długa, (ale jednocześnie obiecująca) praca.
