Czy można pracować więcej, szybciej, ale dokładniej i spokojniej oraz nie zostawać po godzinach, a także dokładnie wiedzieć, co się dzieje w firmie podczas urlopu? Tak. Pod warunkiem, że sięgniemy po aplikacje organizujące czas pracy. Do niedawna tego typu rozwiązania były zarezerwowane dla bogatych korporacji. Dziś mogą z nich skorzystać nawet kilkuosobowe firmy.
W czasach PRL-u zadawano żartem pytanie „Jak robić, żeby zarobić a się nie narobić?”. Ćwierć wieku po upadku realnego socjalizmu mamy wreszcie odpowiedź: wystarczy skorzystać z możliwości, które dają nowoczesne aplikacje pomagające organizować czas pracy. Praktycznie każdy z nas mógł zapoznać się z ich działaniem, np. odbierając paczkę od kuriera. Ich działanie budzi zainteresowanie, ale myśl o tym, że możemy we własnej firmie wprowadzić taki system napotyka na pewną barierę. Trudno się za to zabrać, ponieważ polskim pracodawcom brakuje wiedzy na ten temat i… czasu. Polacy są w absolutnej czołówce Unii Europejskiej pod względem liczby godzin spędzanych w pracy.
Jesteśmy narodem pracowitym, ale też zapracowanym, ponieważ rzadko wprowadzamy rozwiązania, które uprościłyby organizację pracy. Zapewne dlatego, że oprogramowanie wspomagające pracę kojarzy się nam z czymś drogim i skomplikowanym, co pasuje do dużych koncernów. Tymczasem nic bardziej mylnego – w ciągu paru lat pojawiło się wiele systemów, których można nauczyć się w parę godzin i zastosować… za darmo.
Do takich systemów należy polskie Proces.io, a także zachodnie Kissflow, Pipefy, Podio, ProcessMaker czy Runmyprocess. Różnice pomiędzy nimi polegają głównie na łatwości z jaką można stworzyć proces w ramach organizacji czasu pracy, np. w przypadku Procesio można go po prostu narysować. Kolejnymi istotnymi kryteriami wyboru są liczba szablonów gotowych procesów i łatwość z jaką oprogramowanie można połączyć z narzędziami już używanymi w firmie, np. pocztą mailową. Na koniec, co w Polsce jest mocno brane pod uwagę, czyli cena czy zakres funkcjonalności dostępnych za darmo.
Koszt i zastosowanie
Aplikacje umożliwiają szybsze i dokładniejsze wykonywanie powtarzalnych czynności, które każdego dnia są udziałem osób zatrudnionych w tysiącach firm. Rozwiązania tego typu można wykorzystywać w praktycznie każdej działalności, począwszy od księgowości, poprzez proces poszukiwania pracowników, obsługę klientów, dokonywanie zakupów czy sprzedaż produktów i setki innych. Żeby skorzystać z aplikacji wystarczy założyć konto w danym systemie i zaprosić współpracowników lub podwykonawców.
Systemy do organizowania czasu pracy są zwykle dostępne w wersji internetowej oraz na tablety i komórki (najczęściej działające pod kontrolą systemu Android i iOS). Małe firmy, mające nie więcej niż pięciu pracowników, mogą z nich korzystać całkowicie za darmo (Proces.io czy Pipefy). Większe podmioty muszą zapłacić od kilku do kilkunastu dolarów za użytkownika w skali miesiąca. Abonamenty zwykle różnią się zakresem funkcjonalności i rodzajem wsparcia udzielanego przez poszczególne firmy.
Przykłady zastosowań
Akceptowanie faktur – dokumenty dostarczane przez przedstawicieli handlowych działających w różnych miejscach kraju można akceptować na podstawie zeskanowanych dokumentów. Od chwili zarejestrowania faktury w aplikacji, pozostali pracownicy firmy mają wgląd w proces realizacji faktury. Właściciel firmy może zaakceptować wypłatę środków, np. podwykonawcy czy dealerowi, podczas podróży służbowej, korzystając z aplikacji w telefonie komórkowym.
Rekrutacja pracowników – z badan wynika, że na całym świecie istnieje zjawisko ubarwiania CV, np. kandydaci podrasowują swoje doświadczenie zawodowe czy znajomość języków obcych. Tego typu skłonności są skutecznie hamowane w przypadku rekrutacji bazujących na formularzu internetowym. Kiedy kandydat musi odpowiedzieć na konkretne pytanie zdecydowanie rzadziej decyduje się skłamać. Zbudowanie takiego formularza i wystawienie na stronie internetowej zajmuje kilka minut, ponieważ aplikacje oferują gotowe wzory.
Formularz może obsłużyć nawet do kilkuset kandydatów dziennie, proponując tych, którzy dysponują kwalifikacjami potrzebnymi do pracy na danym stanowisku. Natychmiastowe wystawianie faktur – w przypadku dostarczenia towarów do odległych miejsc w Europie można uzyskać płatność co najmniej kilka dni wcześniej. Wystarczy, że kierowca zrobi zdjęcie dokumentu WZ telefonem i prześle na ustalony w systemie adres internetowy. Dokument zostaje wtedy automatycznie zarejestrowany i skierowany do osoby odpowiedzialnej za wystawianie faktur i wysyłkę do klienta.
Obsługa klientów call center – telefoniczna obsługa klientów może błyskawicznie przydzielać sprawy zgłaszane przez konsumentów odpowiednim pracownikom, w tym działającym w danej chwili w terenie (zgłoszenie odbierają na komórce). Cały zespół firmy ma wgląd w status każdej sprawy. Nie ma zgłoszeń, które się przeciągają lub pozostają niezałatwione. Akceptacja materiałów w kilkuosobowej redakcji portalu internetowego – redaktor naczelny może zdalnie akceptować teksty, wprowadzać zmiany, odsyłać do modyfikacji. Każdy z członków redakcji może podglądać teksty przychodzące od dziennikarzy i współpracowników oraz proces zmian i akceptacji. Można sprawdzać statystyki liczby materiałów przygotowanych przez danego autora czy zakres zmian potrzebnych zwykle do wypuszczenia jego tekstu na strony portalu.
Przyjmowanie reklamacji – aplikacja organizująca czas pracy pozwala pracownikom rejestrować, np. powód i czas zgłoszenia reklamacji, czy zgodność z warunkami gwarancji. Status każdej reklamacji jest znany wszystkim odpowiedzialnym pracownikom, menadżerowi i dyrektorowi firmy.
Wpisy na Facebooku – w aplikacji możliwe jest przygotowanie treści wpisów w social media, edycja treści i dodawanie zdjęć. Można wybrać czas automatycznej publikacji na wskazanym fanpage’u. Takie rozwiązanie umożliwia łatwe zarządzanie wpisami, których rocznie może powstać nawet ok. tysiąca lub więcej.
Popularne aplikacje
Gotowe aplikacje stanowią alternatywę dla oprogramowania pisanego na zamówienie ze względu na elastyczność i szybkość wdrożenia oraz niski koszt użytkowania. Nawet wielkie koncerny zaczynają przesiadać się na wielokrotnie tańsze rozwiązania, których przykłady podajemy w tym artykule. Rynek takich aplikacji rośnie w oszałamiającym tempie, ponieważ są one przydatne w firmie o dowolnej wielkości i dostępne globalnie.
Tegoroczne badanie amerykańskiego instytutu MarketsandMarkets wskazuje, że w 2019 r. rynek takich aplikacji ma osiągnąć wartość ponad 5,5 mld dolarów. Rynek systemów zarządzania organizacją czasu pracy będzie rozwijał się bardzo dynamicznie w najbliższych kilku latach. Obecnie jest wyceniany na 1,5 miliarda dolarów.
Przykłady aplikacji:
- KissFLOW (14 dni okresu próbnego) www.kissflow.com
- Pipefy (do 100 darmowych szablonów procesów) www.pipefy.com
- Podio (do 5 użytkowników za darmo) www.podio.com
- Proces.io (do 5 użytkowników za darmo) www.proces.io – dostępna w jęz. polskim
- ProcessMaker (30 dni okresu próbnego) www.processmaker.com
- RunMyProcess (30 dni okresu próbnego) www.runmyprocess.com
Do bezpośrednich korzyści wynikających ze stosowania aplikacji organizujących czas pracy można zaliczyć:
- wzrost motywacji pracowników (widzą wyraźnie swoją rolę w zespole)
- redukcja do zera zadań niewykonanych
- eliminacja obiegu papierowych dokumentów i minimalizacja wymiany e-maili
- ułatwienie koordynowacji pracy zespołu dzięki automatycznemu przydzielaniu zadań i
- kompetencji
- kontrola funkcjonowania firmy poprzez monitoring realizacji powierzonych zadań
- monitorowanie działań dotychczas niedostępnych kadrze kierowniczej
- zwiększenie efektywności pracy poszczególnych pracowników, zespołów i całej firmy.
